{"id":1095,"date":"2017-01-02T12:35:44","date_gmt":"2017-01-02T10:35:44","guid":{"rendered":"http:\/\/thomasdt.com\/?p=1095"},"modified":"2017-01-02T12:35:44","modified_gmt":"2017-01-02T10:35:44","slug":"rationalk-permet-de-mieux-gerer-vos-emails","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/rationalk.ch\/blog\/rationalk-permet-de-mieux-gerer-vos-emails\/","title":{"rendered":"rationalK permet de mieux g\u00e9rer vos emails"},"content":{"rendered":"

Le constat<\/strong><\/h2>\n

Nous faisons souvent le constat d’une mauvaise utilisation des emails. Voici une liste des probl\u00e8mes que nous rencontrons dans l’emploi des emails comme unique support de l’information :<\/p>\n

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  1. Les emails sont, pour la plupart des cas, priv\u00e9s. Il est difficile de partager leur contenu. Un \u00e9tranger au cercle de la discussion (c’est \u00e0 dire une personne qui n’\u00e9tait pas dans les destinataires du message d’origine), rencontre beaucoup de difficult\u00e9s pour appr\u00e9hender le sujet ou s’int\u00e9grer dans l’\u00e9change.<\/li>\n
  2. Nous cherchons des informations dans nos emails que lorsque nous nous rappelons de l’existence de l’information. Autrement dit, si nous cherchons quelque chose dans des emails c’est parce que nous avons un vague souvenir que nous avons \u00ab\u00a0vu passer\u00a0\u00bb quelque chose sur le sujet.<\/li>\n
  3. Les emails sont chronologiques. Pour comprendre l’int\u00e9gralit\u00e9 du sujet, il faut relire la conversation depuis son d\u00e9but. Si un \u00e9change cl\u00e9 de la conversation n’as pas eut lieu dans un email mais plut\u00f4t lors d’un short-talk de couloir alors le fil de la conversation est perdu.<\/li>\n
  4. Dans une conversation par email, une tr\u00e8s grande partie des mots sont inutiles \u00e0 l’information (politesses, para-phrases, …)<\/li>\n
  5. Dans le concept d’envoyeur-receveur, l’email n’est pas forc\u00e9ment per\u00e7u comme important par le receveur au moment pr\u00e9cis auquel il est re\u00e7u. Le receveur devra se souvenir\u00a0de ce message plus tard lorsqu’il en aura besoin.<\/li>\n<\/ol>\n

    Une solution<\/strong><\/h2>\n

    Comment contourner ces obstacles et am\u00e9liorer notre gestion du savoir et des projets grace \u00e0 rationalK ?<\/p>\n

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    1. RationalK contient votre collection de projets<\/a> et votre collection de fiches de connaissance sp\u00e9cifiques \u00e0 certaines th\u00e9matiques inter-projets (ou trans-projets).<\/li>\n
    2. Lors d’un \u00e9v\u00e9nement projet, en lieu et place d’envoyer un email, vous cr\u00e9ez un \u00ab\u00a0log\u00a0\u00bb\u00a0(\u00e9l\u00e9ment de journal) projet. Ce message est reli\u00e9 au(x) projet(s). Il est est parfois tr\u00e8s pratique de pouvoir communiquer sur plusieurs projets \u00e0 la fois.<\/li>\n
    3. Les membres du projets sont notifi\u00e9s par email qu’un message a \u00e9t\u00e9 ajout\u00e9 au projet (oui, les emails sont tr\u00e8s utiles pour\u00a0notifier).<\/li>\n
    4. Les membres du projet r\u00e9pondent au message directement dans rationalK.<\/li>\n
    5. Lorsqu’une d\u00e9cision est prise, le message est marqu\u00e9 : \u00ab\u00a0D\u00e9cision\u00a0\u00bb. Cela permettra de filtrer par projet, toutes les d\u00e9cisions et d’avoir ainsi un aper\u00e7u efficace de la vie du projet. Vous \u00eates libre dans le nombre et le type de mot cl\u00e9s utilis\u00e9s.<\/li>\n
    6. Lorsqu’une discussion devient trop longue (donc trop difficile \u00e0 suivre), il est possible de fusionner tous les messages dans un r\u00e9sum\u00e9 digeste. Tagguez ce message r\u00e9sum\u00e9 avec le terme : \u00ab\u00a0Pour validation\u00a0\u00bb et l’\u00e9quipe le relira.<\/li>\n
    7. Lorsque les \u00e9changes passent du status de simple communication au statut de connaissance (grace \u00e0 une argumentation soutenue d’exemples), il est possible de transformer ces messages dans une fiche de connaissance (ou fiche de savoir, ou encore fiche m\u00e9tier). Ainsi vous tirer le meilleur des \u00e9changes projets pour en faire b\u00e9n\u00e9ficier les autres collaborateurs de l’entreprises et les autres projets.<\/li>\n
    8. A l’arriv\u00e9e d’un nouveau collaborateur sur un projet ou dans l’entreprise, il trouve efficacement des\u00a0informations structur\u00e9es<\/a> et contextualis\u00e9es.<\/li>\n<\/ol>\n

      Conclusion<\/strong><\/h2>\n

      En conclusion, il est sage de reserver les emails<\/span> pour :<\/p>\n