{"id":2728,"date":"2022-09-20T16:00:14","date_gmt":"2022-09-20T14:00:14","guid":{"rendered":"https:\/\/rationalk.ch\/blog\/?p=2728"},"modified":"2022-09-28T15:06:05","modified_gmt":"2022-09-28T13:06:05","slug":"bonnes-pratiques","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/rationalk.ch\/blog\/bonnes-pratiques\/","title":{"rendered":"Bonnes pratiques – logiciel de gestion de projets"},"content":{"rendered":"\n

Un r\u00e9sum\u00e9 des bonnes pratiques ou comment commencer efficacement avec un logiciel de gestion de projet.<\/p>\n\n\n\n

  1. Choisir un ou deux projets pilotes : c\u2019est contre productif de commencer avec l\u2019ensemble des projets de l\u2019entreprise. Vous pouvez choisir des projets qui ont d\u00e9j\u00e0 commenc\u00e9.<\/li>
  2. Choisissez des projets dont l\u2019\u00e9quipe projet (et surtout le chef de projet) sont motiv\u00e9s, promoteurs, enclin au changement et si possible un minimum \u00e0 l\u2019aise avec l\u2019informatique.<\/li>
  3. Limiter les acc\u00e8s au logiciel : dans un tout premier temps, seul le chef de projet peut y acc\u00e9der. C\u2019est important que le chef de projet puisse se familiariser avec l\u2019outil sans devoir r\u00e9pondre aux demandes et questions de tous les collaborateurs projets ni devoir imm\u00e9diatement r\u00e9pondre aux besoins de reporting de la direction. Il faut cr\u00e9er les comptes de tous les membres d\u2019\u00e9quipe mais ne pas leur donner le mot de passe. Ainsi le chef de projet pour assigner les coll\u00e8gues aux t\u00e2ches sans que ces derniers puissent pour le moment y acc\u00e9der.<\/li>
  4. Le chef de projet, pr\u00e9pare un planning (Gantt ou Kanban), assigne les t\u00e2ches, \u00e9crit les PV (rapports de s\u00e9ance), tient \u00e0 jour le journal projet, g\u00e8re les risques, suit le budget, saisit les heures des membres de l\u2019\u00e9quipe projet, maintient la documentation du projet, proc\u00e8de aux extraits d\u2019heures pour la compta, \u2026<\/li>
  5. Faire participer l\u2019\u00e9quipe projet : donner un acc\u00e8s \u00e0 un, puis deux, puis trois, \u2026 membre du projet. Pr\u00e9parer un tableau de bord simple avec les fonctions suivantes :
    1. Lire leurs t\u00e2ches<\/li>
    2. Enregistrer l\u2019avancement des t\u00e2ches (ajouter des documents, des commentaires, cocher les checklists\u2026)<\/li>
    3. Saisir leur temps de travail.<\/li><\/ol><\/li><\/ol>\n\n\n\n

      Dans cette phase, il faut que les collaborateurs projets puissent tout faire depuis le tableau de bord (page d\u2019accueil du logiciel) sans devoir fouiller dans le projet et chercher les fonctions<\/p>\n\n\n\n

      Dans cette phase, il est aussi pr\u00e9f\u00e9rable de laisser au Chef de projet la d\u00e9cision de dire si une t\u00e2che est termin\u00e9e ou pas.<\/p>\n\n\n\n

      1. Faire participer le comit\u00e9 de direction\/pilotage : il s\u2019agit de construire un cockpit de reporting de l\u2019ensemble des projets. Sur ce cockpit, il doit se trouver une synth\u00e8se des \u00e9l\u00e9ments importants d\u2019un projet. Par exemple :
        1. Feux tricolores : projets dans le rouge, dans l\u2019orange ou dans le vert<\/li>
        2. Macro-Planning<\/li>
        3. D\u00e9passement de budget (heures et cash)<\/li>
        4. Top risques<\/li>
        5. T\u00e2ches en retard<\/li>
        6. Manque de ressource<\/li>
        7. Etc, \u2026<\/li><\/ol><\/li><\/ol>\n\n\n\n

          A construire sur un flip chart avec le comit\u00e9 de direction puis ce sera configur\u00e9 dans le logiciel. Ce reporting est dans un premier temps r\u00e9serv\u00e9 au chef de projet qui le diffuse par email. Puis d\u00e8s que le comit\u00e9 de direction est pr\u00eat \u00e0 acc\u00e9der \u00e0 l\u2019outil, on peut leur ouvrir des acc\u00e8s.<\/p>\n\n\n\n

          Pendant cette phase, on comprend qu\u2019il est important de structurer les projets avec des jalons communs, une m\u00e9thodologie de reporting unifi\u00e9e. Cela simplifiera grandement la vue reporting multi-projets.<\/p>\n\n\n\n

          1. Toutes les parties prenantes sont acteurs dans le logiciel : les chefs de projet, les membres de l\u2019\u00e9quipe projet, le comit\u00e9 de direction, il est conseill\u00e9 alors d\u2019ajouter d\u2019autres projets et de former d\u2019autres chefs de projets.<\/li>
          2. Les premiers projets se terminent. Il faut penser \u00e0 l\u2019archivage. Un logiciel de gestion de projet n\u2019est pas forc\u00e9ment le lieux id\u00e9al pour l\u2019archivage d\u2019ancien projet. Il est pr\u00e9f\u00e9rable d\u2019extraire la documentation et les derniers rapports sur un espace archivage digital.<\/li><\/ol>\n\n\n\n

            Rituels<\/h2>\n\n\n\n

            Un rituel est une s\u00e9ance de revue. Pour un chef de projet, il existe au moins 2 types de rituels importants: <\/p>\n\n\n\n

            • Le rituel de revue des projets avec les collaborateurs projets (les \u00e9quipes projets)<\/li>
            • Le rituel de reporting des projets avec les autres chefs de projet devant le comit\u00e9 de direction ou de pilotage (la direction)<\/li><\/ul>\n\n\n\n

              Un logiciel comme Rationalk vous aide \u00e0 organiser ces rituels.<\/p>\n\n\n\n

              Le rituel en \u00e9quipe projet<\/h2>\n\n\n\n

              Dans cette s\u00e9ance, un chef de projet va convier les membres des \u00e9quipe projet pour un statut projet. <\/p>\n\n\n\n

              Ce rituel a 2 objectifs : <\/p>\n\n\n\n

              1. Un objectif syst\u00e9mique : rappeler la m\u00e9thodologie projet qui est appliqu\u00e9e. Cet objectif est d’autant plus important lorsque les collaborateurs ne sont pas encore habitu\u00e9s \u00e0 l’utilisation de Rationalk.<\/li>
              2. Un objectif m\u00e9tier : discuter les t\u00e2ches bloquantes du projet pour faire avancer la situation <\/li><\/ol>\n\n\n\n

                Il vous faut un agenda pr\u00e9cis et une approche pragmatique par exemple :<\/p>\n\n\n\n

                • S’assurer que chaque personne dispose d’un tableau de bord dans Rationalk qui lui permette de travail efficacement (les bons acc\u00e8s, les bons widgets, …)<\/li>
                • S’assurer que chacun \u00e0 la version \u00e0 jour de votre mode d’emploi Rationalk. Rationalk n’a pas de mode d’emploi g\u00e9n\u00e9rique car chaque client l’utilise diff\u00e9remment. Nous vous encourageons et vous aidons n\u00e9anmoins dans la r\u00e9daction d’un manuel sp\u00e9cifique \u00e0 votre usage.<\/li>
                • Ouvrir chaque projet dans un onglet<\/li>
                • Pour chaque projet :
                  • V\u00e9rifier la liste des t\u00e2ches en retard<\/li>
                  • V\u00e9rifier la liste des t\u00e2ches bloquantes<\/li>
                  • V\u00e9rifier la disponibilit\u00e9 des \u00e9quipes sur la semaine \u00e0 venir<\/li>
                  • Faire un pointage des heures r\u00e9alis\u00e9es versus les heures planifi\u00e9e<\/li>
                  • Ouvrir la liste des t\u00e2ches des PV de s\u00e9ance pour suivre l’avancement<\/li>
                  • Valider les formulaires de passage de jalon<\/li>
                  • Mettre \u00e0 jour les planning<\/li>
                  • Saisir un texte r\u00e9sum\u00e9 qui sera communiqu\u00e9 au management<\/li><\/ul><\/li><\/ul>\n\n\n\n

                    Le logiciel Rationalk dispose d’un widget adapt\u00e9 \u00e0 chaque \u00e9tape de la s\u00e9ance.<\/p>\n\n\n\n

                    Le rituel de reporting de projets<\/h2>\n\n\n\n

                    Ce rituel a \u00e9galement 2 objectifs : <\/p>\n\n\n\n

                    1. Un objectif syst\u00e9mique : rappeler la m\u00e9thodologie de suivi qui est appliqu\u00e9e. Cet objectif est d’autant plus important lorsque les membres de la direction ne sont pas encore habitu\u00e9s \u00e0 l’utilisation de Rationalk.<\/li>
                    2. Un objectif m\u00e9tier : discuter les points bloquants et les risques principaux pour que la direction soit au courant et puisse aider un chef de projet \u00e0 avancer<\/li><\/ol>\n\n\n\n

                      Il vous faut un agenda pr\u00e9cis et une approche pragmatique par exemple :<\/p>\n\n\n\n

                      • V\u00e9rifier que les membres de la direction disposent des bons acc\u00e8s au tableau de bord du reporting<\/li>
                      • S’assurer que chacun \u00e0 la version \u00e0 jour de votre mode d’emploi Rationalk. Rationalk n’a pas de mode d’emploi g\u00e9n\u00e9rique car chaque client l’utilise diff\u00e9remment. Nous vous encourageons et vous aidons n\u00e9anmoins dans la r\u00e9daction d’un manuel sp\u00e9cifique \u00e0 votre usage.<\/li>
                      • Ouvrir le programme regroupant le reporting des projets<\/li>
                      • Pour chaque projet du programme :
                        • Pr\u00e9senter le r\u00e9sum\u00e9s \u00e0 jour du projet<\/li>
                        • Passer en revue les risques principaux<\/li>
                        • Passer en revue les points bloquants<\/li>
                        • Passer en revue les d\u00e9passements de budget<\/li>
                        • Saisir dans le journal projet les d\u00e9cisions prises par la direction<\/li><\/ul><\/li><\/ul>\n\n\n\n

                          En savoir plus ?<\/h2>\n\n\n\n

                          Appelez moi au 0768173346 pour une d\u00e9monstration de notre logiciel<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

                          Un r\u00e9sum\u00e9 des bonnes pratiques ou comment commencer efficacement avec un logiciel de gestion de projet. Choisir un ou deux projets pilotes : c\u2019est contre productif de commencer avec l\u2019ensemble des projets de l\u2019entreprise. Vous pouvez choisir des projets qui ont d\u00e9j\u00e0 commenc\u00e9. Choisissez des projets dont l\u2019\u00e9quipe projet (et surtout le chef de projet) […]<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":0,"comment_status":"closed","ping_status":"","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_jetpack_memberships_contains_paid_content":false,"footnotes":"","jetpack_publicize_message":"","jetpack_publicize_feature_enabled":false,"jetpack_social_post_already_shared":true,"jetpack_social_options":{"image_generator_settings":{"template":"highway","default_image_id":0,"enabled":false},"version":2}},"categories":[6],"tags":[],"class_list":["post-2728","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-rationalk"],"jetpack_publicize_connections":[],"jetpack_featured_media_url":"","jetpack_sharing_enabled":true,"jetpack-related-posts":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/rationalk.ch\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/2728","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/rationalk.ch\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/rationalk.ch\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/rationalk.ch\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/rationalk.ch\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=2728"}],"version-history":[{"count":7,"href":"https:\/\/rationalk.ch\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/2728\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":2752,"href":"https:\/\/rationalk.ch\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/2728\/revisions\/2752"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/rationalk.ch\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=2728"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/rationalk.ch\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=2728"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/rationalk.ch\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=2728"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}