| Principe |
Les fichiers sont uploadés dans le cloud |
Les fichiers restent sur votre serveur de fichier |
Vous n'utilisez pas de fichier mais saisissez du contenu directement dans Rationalk |
| Avantages |
- Les fichiers sont disponible en tout temps depuis le cloud
- Vous pouvez gérer les droits d'accès au document plus facilement
- Vous pouvez partagez le fichier avec des externes (clients ou fournisseurs)
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- Vous modifiez directement le fichier depuis l'explorateur Windows ou le finder Mac
- Les droits d'accès du serveur de fichier sont respectés
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- Vous n'avez pas besoin de logiciel d'édition de fichier. Rationalk devient votre outil d'édition
- Très peu d'espace disque nécéssaire
- Le suivi des révisions du contenu (texte saisi) est automatique
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| Inconvénients |
- Vous devez télécharger le fichier pour le modifier dans votre logiciel (word, excel, ...) et l'envoyer à nouveau dans le cloud quand vous avez fini (principe du check-in check-out)
- Peut nécessiter une place disque cloud importante
- Peut générer des doublons si vous conservez une copie sur vos serveurs de fichiers
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- Le suivi des révisions se fait manuellement.
- Rationalk n'a pas accès au fichier donc ne pourra pas l'indexer pour le moteur de recherche. La recherche pourra néanmoins se faire sur les méta-données saisies dans Rationalk
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- Vous ne pouvez gérer que du contenu simple sans mise en forme complexe (un peu comme si vous editiez un site web).
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| Exemples d'application |
- Partage de documents figés tels que des normes, procédure, ... au format pdf avec d'autres départements
- Partage de documents avec l'extérieur (clients et fournisseurs)
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- Lien vers des documents en travail
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- Gestion de base de contacts clients ou fournisseurs
- Gestion de base de produits
- Redaction de wiki
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