Les différentes approches GED Rationalk

Toutes les fonctions

Quelques définitions préalables:

Nous vous proposons différentes approches de gestion documentaire. Toutes ces approches peuvent être utilisés simultanément.


Concept 1 - Upload


Concept 2 - Pointeur vers le réseau


Concept 3 - CMS

Principe Les fichiers sont uploadés dans le cloud Les fichiers restent sur votre serveur de fichier Vous n'utilisez pas de fichier mais saisissez du contenu directement dans Rationalk
Avantages
  • Les fichiers sont disponible en tout temps depuis le cloud
  • Vous pouvez gérer les droits d'accès au document plus facilement
  • Vous pouvez partagez le fichier avec des externes (clients ou fournisseurs)
  • Vous modifiez directement le fichier depuis l'explorateur Windows ou le finder Mac
  • Les droits d'accès du serveur de fichier sont respectés
  • Vous n'avez pas besoin de logiciel d'édition de fichier. Rationalk devient votre outil d'édition
  • Très peu d'espace disque nécéssaire
  • Le suivi des révisions du contenu (texte saisi) est automatique
Inconvénients
  • Vous devez télécharger le fichier pour le modifier dans votre logiciel (word, excel, ...) et l'envoyer à nouveau dans le cloud quand vous avez fini (principe du check-in check-out)
  • Peut nécessiter une place disque cloud importante
  • Peut générer des doublons si vous conservez une copie sur vos serveurs de fichiers
  • Le suivi des révisions se fait manuellement.
  • Rationalk n'a pas accès au fichier donc ne pourra pas l'indexer pour le moteur de recherche. La recherche pourra néanmoins se faire sur les méta-données saisies dans Rationalk
  • Vous ne pouvez gérer que du contenu simple sans mise en forme complexe (un peu comme si vous editiez un site web).
Exemples d'application
  • Partage de documents figés tels que des normes, procédure, ... au format pdf avec d'autres départements
  • Partage de documents avec l'extérieur (clients et fournisseurs)
  • Lien vers des documents en travail
  • Gestion de base de contacts clients ou fournisseurs
  • Gestion de base de produits
  • Redaction de wiki