Un exemple de gestion de processus d’approbation pour la documentation. Cela permet d’assurer la qualité de la documentation mise à disposition des collaborateurs.
Les documents sont uploadés sur la plateforme :
Nouveau document
Tout nouveau document va prendre le premier status du workflow (brouillon dans ce cas) :
Workflow documentaire
La fiche descriptive du document est saisie (formulaire) :
Vue d’un document
Pour changer le status et faire avancer le document dans le workflow : cliquer sur un document puis sur l’onglet processus
Changer le status d’un document
Vous avez aussi la possibilité de voir les documents dans le kanban et de les déplacer dynamiquement dans les différents étapes du workflow :
Kanban Workflow Validation
Pour assurer la traçabilité, toutes les versions de la fiche documentaire sont sauvegardées. Les différents actions d’upload et de suppression de fichiers sont enregistrées ainsi que les changement de status du workflow.
Autres fonctions :
Alertes emails X jours avant la fin du délai de publication d’un document
Gérer des rôles (groupes de personnes) ayant les droits de validation
Les documents à valider s’affichent sur le tableau de bord des validateurs
Rationalk a aidé une société d’architecture d’intérieur et de design à simplifier son processus de gestion des ordres de fabrication.
Contexte
Notre client est une société valaisanne d’architecture d’intérieur qui dessine et produit des meubles et des éléments pour équiper des hôtels, des villas, des entreprises.
La société est une PME d’environ 20 personnes.
Le passage des informations entre l’administration et la confection n’est pas idéal. Certaines informations se perdent au passage et les gens perdent un temps précieux à savoir ce qu’il faut faire ou ce qui a été fait.
Nous avons analysé leur processus actuel puis proposé une solution digitale adaptée pour la gestion des ordres de fabrication.
La gestion des ordres de fabrication avec Rationalk
Saisie de la commande client
A la reception d’une commande client, une personne de l’administration saisie la commande dans Rationalk.
Elle choisit le client parmi la base client du CRM.
Elle choisit le type de produit vendu depuis la base de produits et la quantité.
Elle note le délai discuté avec le client
Elle note les informations spécifique à cette commande pour ce produit.
Génération de l’ordre de fabrication
La personne responsable de l’atelier de fabrication peut générer en automatique l’ordre de fabrication en fonction de la commande client
L’ordre de fabrication va reprendre les informations de la commande ainsi que les informations nécessaires à la fabrication (stockée dans la base des produits)
Avec son savoir-faire, le responsable d’atelier ajoute quelques éléments d’information qui pourront aider les opérateurs à la réalisation.
Le chef d’atelier peut attacher des pièces jointes à l’ordre de fabrication (par exemples des croquis)
Le PDF est imprimé (voir ci dessous)
Saisie des heures
Grace au QRCode, les opérateurs peuvent scanner le document de fabrication et :
Saisir le temps passé à la réalisation du travail
Saisir des informations importantes qui se sont passées dans la production (pour faire remonter les enseignements, les défauts dans un but de capitaliser)
Conclusion
Grâce à la flexibilité de l’outil Rationalk, il a été possible de réaliser un processus digital efficace en moins de 3 jours.
Les avantages sont nombreux :
Le responsable d’atelier ne perd plus de temps à chercher la commande car les ordres de fabrications sont générés automatiquement
Les informations de base du produit sont enrichies des informations internes à la fabrication
Il est possible de compléter les informations par des informations spécifique à une fabrication en particulier
Les opérateurs disposent de tous les éléments pour réaliser correctement le travail.
La saisie électronique des heures fait gagner 30 minutes par jour au chef d’atelier
La saisie électronique des heures permet de visualiser immédiatement la rentabilité d’un projet de fabrication
Les ordres de fabrications sont stockées dans la base de donnée par produit, projet, commande, client, … il est très facile de retrouver
Contact
Vous souhaitez vous aussi optimiser vos processus de travail avec un outil logiciel simple et évolutif ?
La dernière mise à jour de Rationalk permet de configurer une adresse email propre à chaque projet. Grâce à cela, chaque changement qui aura lieu dans le projet sera notifié par email à cette adresse (en plus des canaux de notification Rationalk)
Email du projet
Pratique pour capturer les informations importantes de la vie du projet dans une boîte mail accessible à toute l’équipe projet (et pourquoi pas des utilisateurs externes à Rationalk)
Rationalk permet désormais de regrouper vos projets en programmes (ou portefeuilles). Une vision uniforme et synthétique des projets pour connaître les délais de chaque étape de chaque projet et de les comparer entre eux.
Programmes Rationalk
Cette fonction est très pratique si vos projets suivent une structure similaire (par exemple si vous utilisez les modèles de projet Rationalk)
Nous aidons nos clients à simplifier, structurer et améliorer leurs gestion de projets. Faîtes appel à nous pour une démonstration dans vos locaux du logiciel Rationalk: +41768173346 ou thomas.doki-thonon@rationalk.ch
Nous avons profité de l’été pour donner un petit coup de nettoyage à notre interface pour une meilleur expérience utilisateur. Davantage de clarté et moins de choses à l’écran sans perdre la puissance et la multitude de fonctions de Rationalk. Essayer sur notre plateforme de démo : https://public.rationalk.com.
Nouvelle fonction
Nous avons ajouté un outil très pratique pour vérifier que votre planification projet (gantt projet) est juste.
Gantt check
Le gantt check peut vous prévenir en cas d’anomalies, par exemple :
une activité fini pendant le week-end alors que personne ne travaille ce week-end là.
la durée d’une tâche n’est plus juste car une personne a pris des vacances après avoir planifié la tâche
Nous préférons afficher des avertissements en cas d’anomalie plutôt que recalculer vos planning en automatique. C’est très ennuyant pour les chefs de projets quand un logiciel prend des décisions seuls et que le planning bouge sans que vous sachiez pourquoi.
Une petite nouveauté pour le logiciel de gestion de projet Rationalk : la prise en compte de l’effort de réalisation d’une tâche pour le calcul de la durée de la tâche.
Saisie de l’effort de réalisation d’une tâche
Très simple : Une tâche prendra à une personne 5 jours. L’effort de réalisation de la tâche est donc de 5 jours. Si la tâche commence lundi et que la société est fermée mercredi et que le responsable de la tâche est en congé le vendredi. Alors la tâche finira le mardi de la semaine prochaine. La durée est de 9 jours (la durée n’est pas égale à l’effort)
Congés, vacances et fermeture de l’usine sur la gantt
En parlant de vacances, Rationalk fait un break à partir de ce soir (vendredi 20.07.2018). Nous sommes à nouveau disponible le lundi 13.08.2018. Pendant cette période, nous assurons tout de même le support à nos heureux clients existants.
Rationalk est un logiciel de gestion de projet qui permet également de gérer vos bases de données (clients, produits, fournisseurs, dessins techniques, ordres de fabrication…)
2 avantages principaux:
Vous pouvez intégrer vos données dans un ou plusieurs projets :
Ajouter le client dans le projet
Lister les produits concernés par un projet
Lier les ordres de fabrication d’un prototype au projet correspondant
Vous pouvez considérer que chaque élément de votre base de donnée est un projet en soi :
Le client « Nestlé SA » est une affaire et je lui affecte des tâches. Rationalk devient un CRM (outil de gestion client) !
Ajouter des tâches relatives à un client
Le produit « Proto Meuble Bois » de votre base de donnée peut recevoir une liste de tâche :
Fabrication
Tests interne
Envoyer au client
Ces tâches ou activités se retrouvent sur la fiche du produit ou du client mais également dans les tableaux de bord des personnes concernées. Des rappels par email sont déclenchés pour ne rien oublier.
Vous êtes libre de l’utiliser pour tous types de données propres à votre métier. Laissez tomber vos feuilles excel… Les possibilités sont infinies grace à la flexibilité de l’outil.
Appelez nous pour une démonstration au 076 817 33 46 ou visitez notre site internet pour savoir comment Rationalk va vous simplifier la vie .
Le mois de mai (et début juin) a été plutôt chargé pour Rationalk.
3 nouveaux clients
Nous avons installé deux outils de gestion de projets dans des PMEs Suisse (Vaud et Valais) dans le domaine de la construction et de l’architecture d’intérieur. Et nous avons commencé le development d’une plateforme sur-mesure pour une startup dans le domaine du Life-Science (Neuchâtel)
Grâce au gantt et au module de gestion des resources (ce dernier est encore en beta test), il est très simple de visualiser le déroulement des projets de la société et de vérifier l’état de charge des différents collaborateurs dans la société. L’outil de gestion des resources permet également de surveiller l’utilisation de machines ou de véhicules.
Nous avons pu vérifier que notre outil de gestion s’adapte vraiment bien à tous les domaines métiers et donne une grande flexibilité à nos clients. L’intégration de petits modules ERP (tels que la gestion des produits et des clients) dans le logiciel de gestion de projet couvre efficacement les besoins d’organisation de toute société qui travaille sous forme de projet.
PDCA
Nous avons apporté plus d’une cinquante d’améliorations au logiciel de gestion de projet (amélioration de la performance, de l’interface utilisateur et de la sécurité).
L’outil de gestion de projet hérite d’une nouvelle gestion des droits permettant de cloisonner certains projets privés.
Les langues de la suisse
Nous avons traduit l’outil en italien et en allemand ! Les quatres langues de la Suisse sont couvertes.
Nous travaillons actuellement à l’amélioration de l’extranet projet. Vous savez que dans Rationalk, vous disposez d’un espace d’échange entre vos clients et vous. Vous pouvez y partager l’avancement des projets ainsi que des documents. C’est également un lieu de discussion sécurisé. Intégrer son client dans les projets est une vrai valeur ajoutée pour augmenter l’agilité du projet.
Nous avons également initié deux collaborations avec des experts métiers :
Une première collaboration sur le développement d’un module de gestion de portefeuille de projet agile. Nous proposons des kanbans customisables pour suivre dynamiquement l’avancement des projets. Un regroupement des projets en portefeuille de projet permet de donner une vue claire et juste à la direction de l’entreprise.
La deuxième collaboration concerne un module de gestion de projet phase-gate. Chaque phase demande qu’un certain nombre de documents soient remplis par les équipes. Puis à chaque jalon (gate), on signe (ou non) le passage à la phase suivante. Les projets sont cadrés correctement. Ce module s’adresse aux grandes sociétés qui un ont bureau projet conséquent.
Planning 4.0
Last but not least. Planning 4.0 est sorti ! Nous avons finalisé une version de beta/démo de notre logiciel de gestion de planning de production. Nous cherchons des testeurs. Idéalement des usines de fabrication en Suisse romande. Appeler Thomas au 076 817 33 46.
PS : Nous sommes toujours à la recherche d’un développeur pour rejoindre l’équipe (temps partiel et travail en remote bienvenus). Par ici pour l’annonce: https://rationalk.ch/jobs
