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Partager les modèles de fichiers dans vos projets

Rationalk est un outil de gestion de projets pour les entreprises. Le principe de base est de travailler avec des modèles de projets.

Exemples de modèles :

  • Projet de développement d’un nouveau produit
  • Projet de développement d’un nouveau produit AUTOMOBILE
  • Chantier BTP
  • Projet interne
Modèle et projets créés depuis les modèles

Les modèles sont utilisés pour démarrer un nouveau projet en seulement quelques clics.

Il est désormais possible d’ajouter vos modèles de fichiers dans les modèles de projets.

Exemples :

  • Ajouter une checklist au format word dans un projet d’audit
  • Ajouter une feuille de calculation vierge dans les projets de vente
  • Ajouter un document d’évaluation de projet pour les milestones de revue avec la direction

Les modèles de documents sont directement mis à disposition des nouveaux projets.

Mise a disposition des modèles de fichiers officiels

Dans l’exemple ci dessus, j’ai créé un projet pour une nouvelle affaire basé sur un modèle de projet « Affaire ». Lorsque je veux établir mon offre commerciale, j’ai à disposition le modèle de fichier. Simple et efficace.

Pour plus d’information, contactez nous à info@rationalk.ch.

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Nouveautés PV de séances

Le module de PV de séance permet de saisir vos compte rendus de réunion directement dans le logiciel Rationalk afin de centraliser l’information au même endroit.

Nous avons apporté quelques nouveautés :

Status « finalisé »

Un status « Finalisé ». Un document finalisé (par opposition à « Brouillon ») vous permet de savoir que le document est prêt à être envoyé aux collègue. Les tâches automatiques peuvent être dispatcher à l’équipe.

Widget : « Mes PV »

Un widget personnel qui liste vos derniers PV. Il peut être difficile de devoir ouvrir tous les différents projets pour retrouver vos derniers PV. Ce widget vous enlève ce problème.

Widget : « Mes PV de séance

Sauvegarde automatique

Une sauvegarde automatique en local ET dans le cloud toutes les 2 minutes. Quoi de plus frustrant de perdre son travail à cause d’une perte de connexion internet ou parce que l’on a fermé accidentellement le navigateur ? Le système sauvegarde une copie de secours de votre travail.

Vous êtes également averti lorsque la connection avec le serveur de stockage est perdue.

Avertissement en cas de perte de connexion

L’historique des modifications reste inchangé. A chaque fois que vous sauvegarder votre travail, les système sauvegarde également une révision de votre document.

Historique et sauvegardes automatiques (cloud + local)

Créer un PV à partir d’une invitation Outlook

En utilisant les fichiers d’échange ics :

Comment importer une réunion Outlook dans Rationalk

Fermeture des onglets

Pour vous éviter de perdre un compte rendu de réunion, nous avons ajouté un popup de vérification.

Popup de vérification

En savoir plus

Contactez-nous à info@rationalk.ch.

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Synchro CalDAV

Rationalk permet d’afficher les tâches et les calendriers projets sur tous vos appareils et logiciels compatibles CalDAV.

Mes tâches dans Rationalk
Synchronisation Rationalk avec Mac/PC/Smartphone

Nous pouvons également créer des calendriers partagés pour vos projets d’envergures ainsi que des calendriers d’équipe (par exemple pour suivre les vacances des collègues ou l’occupation de ressources matérielles).

Pour toute information : info@rationalk.ch

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Archivage automatique des projets

Dans le logiciel de gestion de projet Rationalk, il est possible d’archiver un projet directement lorsque la dernière tâche du Gantt se termine.

L’archivage d’un projet change le status du projet tout en conservant les informations importantes pour les autres projets.

Archivage du projet en fin de projet
Réglages d’archivage en fin de tâche

Grâce à l’architecture ouverte de Rationalk, l’archivage peut déclencher d’autres opérations dans vos autres logiciels (par exemple un stockage sur un serveur de backup, une facturation dans SAP, …)

Pour toutes vos questions : info@rationalk.ch

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Amélioration des performances

Rationalk est un logiciel de gestion de projets pout les entreprises exigeantes. Lorsque nous avons lancé le produit, nos premiers clients géraient une trentaine de projets chacun. Nous avions mis en place des visualisations très complètes de l’ensemble des projets.

Avec les mois qui passent, nos clients dépassent régulièrement les 200 projets actifs !

Les écrans imaginés pour 30 projets ne font plus l’affaire pour 200 projets pour des raisons de place sur votre écran ainsi que pour des raisons de performance en vitesse d’affichage.

Nous avons introduits depuis quelques semaines des réglages fin permettant de contrôler les éléments à afficher.

Avantages :

  • Expérience utilisateur améliorée pour ceux ayants une grande quantité de projets
  • Accélération du rendu des pages
Exemple de réglages pour améliorer la performance de votre application

Les widgets personnalisés que nous disposons sur les pages d’accueil permettent également d’afficher une information filtrée selon votre rôle dans la société. Le gain est double : meilleure expérience utilisateur et moins de charge sur votre serveur d’application.

Des widgets d’accueil pré-filtrent l’information pour un gain de temps

Pour toutes vos demandes : info@rationalk.ch

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Authentification à double facteur

Rationalk est un logiciel de gestion de projet pour les entreprises exigeantes. Nous testons depuis plusieurs mois l’authentification à double facteur (2FA) utilisée par de nombreux services sur le web.

Cette sécurité supplémentaire est désormais accessible pour tous les utilisateurs Rationalk.

Chacun peut choisir de l’activer ou non dans son profil. Il est aussi possible de configurer Rationalk pour exiger que tous les utilisateurs l’activent.

Lors de la connexion, vous devez avoir votre application d’authentification à double facteur sur votre smartphone. Exemple d’application compatibles : Google authenticator, Duo ou Authy)

Utilisez votre application d’authentification pour obtenir un code unique temporaire

Voici un exemple de l’application Google Authenticator :

Si vous n’avez pas votre smartphone à portée, vous pouvez utiliser vos codes de secours à usage unique.

Pour en savoir davantage sur ce que nous faisons en terme de sécurité et confidentialité de vos données : https://rationalk.ch/securite-confidentialite

Contactez-nous thomas.doki-thonon@rationalk.ch pour essayer Rationalk.

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Service cloud ou local

Rationalk est un outil de gestion de projets à destination des entreprises soucieuses de travailler efficacement.

Nos services sur-mesure s’appliquent non pas seulement aux fonctionnalités du logiciel mais également au mode d’installation.

Il existe 2 types d’installation du logiciel Rationalk :

  1. Cloud
  2. Locale

1. Installation cloud

Cloud-Server Icons - Download Free Vector Icons | Noun Project

Dans l’installation cloud, nous mettons à disposition un espace de stockage pour vos données sur notre cloud sécurisé Infomaniak (CH).

Vous disposez d’une adresse internet dédiée pour accéder à l’application (par exemple : https://ma-société.rationalk.com)

Nous mettons en place des backups réguliers sur un autre cloud sécurisé : Exoscale (CH)

L’installation se fait en moins de 30 minutes.

Nous sommes labellisés Swiss Hosted Software.

Swiss made software

2. Installation locale

On Premise Icons - Download Free Vector Icons | Noun Project

Dans l’installation locale, c’est vous qui décidez où nous installons le logiciel. Cela peut-être sur vos serveurs en interne à l’entreprise (aussi appelé : on-premises) ou sur votre cloud privé.

Nous nous mettons en relation avec votre service informatique. Ce dernier peut soit nous donner un accès pour installer les composants logiciels nécessaires soit tout installer lui-même en suivant nos explications.

Vous avez un contrôle complet sur l’emplacement de vos données, la gestion des accès (choix de l’adresse web,VPN et pare-feux) ainsi que la stratégie de sauvegarde.

Pour les deux types d’installations

Quelque soit le type d’installation que vous choisissez, il vous sera possible de changer d’avis. Souvent pour une phase de mise en service il est plus simple de commencer dans le cloud puis lors du déploiement à grande échelle, nous transférons votre application sur votre infrastructure locale.

Nous assurons des mises à jours régulières (mises à jour de sécurité ou nouvelles fonctionnalités)

Si besoin, nous contractons un accord de confidentialité (NDA) et un accord de service (SLA).

Nous ne faisons aucun espionnage (tracking) de vos activités dans l’application (sauf le nombre d’utilisateurs pour les licenses)

Pour en savoir plus sur notre politique de sécurité et de confidentialité : https://rationalk.ch/securite-confidentialite

Conclusion

Rationalk est un outil de gestion de projet simple pour l’utilisateur final tout en répondant aux exigences élevées des entreprises modernes. Nous avons l’habitude de travailler avec des entreprises du monde horloger, de la pharmaceutique et de l’aéronautique.

Pour toutes vos questions ou pour faire un essai, contactez-nous : info@rationalk.ch.

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Compatibilité projets toujours à jour

De nombreuses entreprises ont des difficultés à avoir un suivi de facturation clair et à jour. Dans le logiciel Rationalk nous proposons une approche simple et efficace pour la comptabilité des vos projets.

Comment cela fonctionne ?

Placer vos échéanciers de facturation dans vos planning projets (Gantt)

En orange sur le Gantt, on doit facturer en deux fois au client

Lorsque le planning du projet change, les dates de facturation changent en automatique. On sait en tout temps quand nous devons facturer.

Renseigner les montants à facturer

Un clic sur la tâche du Gantt permet au chef de projet de renseigner le montant à facturer

En cliquant sur les informations de la tâches ont voit le montant total du projet et le montant à facturer pour cette tâche.

Notification automatique du service comptabilité

Dès que la tâche est terminée, Rationalk va envoyer un email en automatique au service comptable pour leur dire de facturer. Toutes les informations sont au niveau de Rationalk, il n’y a pas besoin de chercher des heures. Après facturation, le service comptable peut cocher la case « Facturé »

Un suivi de facturation pour l’ensemble de l’entreprise

Votre suivi de facturation montre :

  • les factures en retard (en rouge),
  • le total facturé et
  • le cash-flow à venir.

Vous pouvez choisir la période (année en cours par exemple). En un clic, vous accéder au projet et à la tâche concernés

Contactez nous

Pour toutes vos questions : info@rationalk.com ou +41768173346

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Modèles de PV de réunion partagés

Rationalk est un outil complet pour la gestion de projets. Le module de rapports de séance permet de rédiger un PV sans quitter l’outil et d’affecter des tâches aux collaborateurs.

Pour les séances se répétant régulièrement selon un même protocol ou un même agenda (par exemple : revue de projet, revue de chantier), il est possible d’enregistrer un modèle de PV de réunion.

Préparer le PV, cliquer sur enregistrer comme modèle et choisir d’en faire ou non un modèle partagé avec vos collègues.

Cocher la case pour partager votre modèle de document avec vos collègues

Pour plus d’information sur notre module de gestion des séances : info@rationalk.ch

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Mentionner des utilisateurs hors de l’équipe projet

Rationalk est un outil de gestion de projet puissant pour la gestion des rapports de séances. Sans quitter l’outil de rédaction vous pouvez affecter des tâches à l’équipe projet en utilisant @nom-de-la-personne.

La dernière mise à jour permet de mentionner des personnes en dehors de l’équipe du projet.

Réglage pour pouvoir mentionner des personnes hors projet

Une fois l’option activé, vous pouvez rédiger votre document et mentionner le Chef de Chantier pour lui affecter une tâche (et cela même si le chef de chantier ne fait pas partie de l’équipe projet).

Affecter des tâches aux externes avec @ suivi du nom de la personne

Si vous cherchez un outil puissant et complet pour la planification, l’execution et le reporting de vos projets : contactez-nous à info@rationalk.ch.