Les déclencheurs Rationalk

Nous appelons déclencheur une action faîtes dans le logiciel Rationalk qui va ensuite déclencher une action dans un autre logiciel ou dans Rationalk.

Quelques exemples :

  • Un projet est démarre…
  • Un projet change de status (« En attente » à « En cours » par exemple)…
  • Un projet est marqué comme terminé
  • Un projet est archivé
  • Une tâche est assignée à une personne
  • Une tâche est terminée
  • Une tâche est retardée
  • Un fichier est ajouté dans la plateforme Rationalk
  • Un formulaire est rempli sur la plateforme Rationalk
  • Un document change de status : de « Brouillon » à « Validé » par exemple

La liste est longue. L’avantage est de pouvoir implémenter facilement des logiques métiers sur-mesure derrière chaque déclencheur.

Rationalk peut envoyer des informations à votre ERP, votre GED, vos outils MES, votre CRM, vos machines connectés…

Pour toute information appelez nous au 0768173346.

Rationalk + base de données graph

Rationalk est un outil de gestion de projet évolutif et sur mesure. Cela signifie que nos clients peuvent ajouter des informations propres à leur métiers sur les modèles de projet et de tâche existants dans Rationalk.

Chaque projet est sur-mesure :

  • Un viticulteur voudra que ses projets dispose d’une information sur le numéro de parcelle et le millésime du vin
  • Un département R&D demandera que chaque tâche de l’équipe soit enrichie d’une information sur le logiciel utilisé pour effectuer le travail
  • Un projet dans l’agro-alimentaire demande d’avoir une traçabilité complète sur les engrias utilisés par les fournisseurs

Une des approches pour permettre cette flexibilité et pouvoir en tirer des informations est l’utilisation de base de données graph.

L’utilisation des bases de données de type Graph comme (Neo4j ou OrientDB) permet de représenter des données complexes de manière simple et d’effectuer des requêtes exploratoires.

Exemples

Une partie de l’application Rationalk en représentation Graph

Dans cette image on peut voir :

  • les projets,
  • les tâches attachées aux projets,
  • les personnes travaillant en équipe sur une tâche,
  • les expertises des personnes basées sur leurs activités et les commentaires qu’ils ont écrits
  • les commentaires et leurs liens dans les tâches et projets,
  • la liste du matériel (BOM) utilisé par les activités du projet.

Cette représentation peut s’étendre à l’infini pour enrichir vos données avec de l’information nouvelle (par exemple en provenance d’autres logiciels type ERP ou en provenance d’objets connectés IoT)

Exemple de notre application de démo

Projets, tâches, personnes, mots-clés, tous connectés

Interroger le graph

Lister les cas d’emplois des produits fabriqués dans tous les projets. Très pratique pour en savoir plus sur les applications d’une pièce et se tourner vers les bonnes personnes. Ou encore si cette pièce est défectueuse, il est possible de savoir quel produit rappeler en usine.

La vis (screw) est présente en quantité 5 dans l’assemblage (assembly) et et également dans le moteur du e-Bike

Trouver qui pourrait mettre en relation Thomas et Jonathan.

Alexandre a travaillé dans deux tâches différentes avec deux personnes différentes. Il peut faire les pont entre Jonathan et Thomas.

Il y a autant de requêtes possible et d’utilisation que de besoins…

Conclusion

L’utilisation de ces outils est très puissant dans le cadre d’initiatives en knowledge management : pouvoir refaire des liens entre des projets et des tâches et dénicher des expertises et des retours d’expérience auxquels on ne s’attendait pas.

Rationalk est un outil de gestion de projet qui permet aux entreprises d’être plus performante d’un projet à l’autre. Les bases graph permettent aux utilisateurs de Rationalk de simplifier le travail et la prise de décision en créant des connexions entre les connaissances.

Pour vos demandes : info@rationalk.ch

Le journal projet Rationalk

Le journal projet est une liste d’évènements qui ont lieu dans un projet. Ils sont présentés de manière chronologique.

Avantages :

  • Enregistrement de toute la vie du projet (flux des changements et traçabilité )
  • Facilite le suivi du projet pour un nouveau membre projet
  • Facilite le suivi du projet pour une personne externe au projet (sponsors, client, management, …)

Le logiciel Rationalk simplifie la tenue d’un journal projet (souvent fait manuellement par les équipes sur un excel)

Exemple d’un journal projet (project log) :

Journal projet dans le logiciel Rationalk

Il y a deux types d’éléments dans le journal projet Rationalk :

  • Les enregistrements manuels, c’est à dire écrit par un membre de l’équipe
  • Les enregistrements automatiques, c’est à dire que Rationalk « écoute » tout ce qui se passe dans le projet et vient l’ajouter dans le journal projet (les tâches qui se finissent, les procès-verbaux de séance, les ajouts de fichiers au projet, les nouvelles commandes clients dans le projet, …)
Ajout d’un élément au journal par un membre de l’équipe projet

Dans les logs manuels, vous pouvez cocher la case Notifier l’équipe projet pour que toute l’équipe soit au courant. Plus besoin de rajouter une couche par email.

En un clic vous pouvez générer un PDF avec tous les enregistrements. Une version spéciale du PDF est destinée au client (cette version ne le pollue pas avec des infos internes à l’équipe projet)

Un clic sur un élément du journal vous emmènera vers la source de l’évènement si vous avez besoin de détails.

Si vous voulez rationaliser votre gestion de projet avec des outils simples et puissants, contactez nous : info@rationalk.ch

Connexion Mailjet Rationalk

Rationalk le logiciel de gestion de projet le plus flexible qui existe permet d’envoyer vos emails avec Mailjet.

De nombreux emails partent de Rationalk :

  • Notifications internes pour les évènements des projets
  • Notifications externes (vers vos clients, fournisseurs) pour leur annoncer des changements dans le projet
  • Envoi de confirmation de démarrage de projet, de confirmation de commande, de bilan projet en PDF, …
  • Envoie de newsletter à vos contacts du CRM

Mailjet dispose d’un outil pour désigner des modèles d’emails aux couleurs de votre entreprise. Les emails peuvent contenir des images, des vidéos, des liens web. Vous utilisez vos propres modèles d’email qui s’adaptent à tous les écrans : smartphone, tablettes et PCs.

Designer vos propres templates. Image source : Mailjet.

Comment ca marche :

  • Dessiner vos modèles d’emails dans Mailjet
  • Connecter Mailjet et Rationalk depuis l’interface de réglage Rationalk
  • Choisissez quel email partira avec quel template
  • Voilà. Les emails de Rationalk partent

Envie de personaliser Rationalk au maximum ? Contactez-nous à info@rationalk.ch.

Gestion des vacances dans un planning projet

L’été approche et probablement les vacances également. L’outil Rationalk vous permet de planifier correctement les activités de l’entreprise en prenant en compte la disponibilité du personnel.

Une bonne planification doit prendre en compte la disponibilités des personnes donc doit prendre en compte leurs vacances, les arrêts maladie, les jours de fermeture de l’usine et les jours fériés.

Vous devez pouvoir superposer les tâches du projet aux disponibilités dans une vue simple.


Les tâches en bleu, les jours fériés en mauve et les vacances en vert.

Comme Rationalk est très flexible, il est également possible de :

  • Connecter aux calendriers Infomaniak, Outlook, Google, … de l’entreprise
  • Récupérer les événements à afficher en provenance d’un autre logiciel
  • Avertir quand une tâche tombe pendant les vacances

Nous avons également intégré l’outil de validation des congés (formulaire de demande d’absence).

Suivi du temps de travail

Rationalk permet de faire un suivi du temps de travail enregistré par les collaborateurs projet et de le comparer au budget (par personne, par équipe, …)

Objectif : planifier, définir des heures vendues et des heures réalisées sur les projets pour mesurer la rentabilité de ceux-ci.

Heures réalisées par rapport au budget alloué

Vous disposez d’un suivi par jour, semaine et mois.

Evolution du nombres d’heures dans la vie du projet

Les catégories comptables (ou type de tâche) donne une vision claire de la répartition des heures de travail.

Catégorisation du temps de travail

L’ export vers excel est également possible.

Le logiciel Rationalk offre de nombreuses possibilités pour la saisie des heures :

  • chronomètre (play/pause)
  • formulaire classique
  • Application smartphone
  • Import de feuille de temps au format xls
  • Rapatriement automatique des heures depuis d’autres logiciels

Pour toute information : info@rationalk.ch / 076 817 33 46

Intégration Rationalk + Slack

Slack est un logiciel de discussion très répandu. Il répond parfaitement au besoin de collaboration temps réel dans les projets.

Si vous utilisez Rationalk pour la gestion de vos projets (todo listes, planification, suivi financier, gestion documentaire, …), vous allez aimer notre intégration avec Slack pour le chat.

Intégration slack + rationalk

Les informations importantes issues des projets sont transmises aux équipes dans le chat Slack. Simple. Efficace.

Evidemment, nous pouvons faire des intégrations sur-mesure si besoin

Plus d’information : https://rationalk.ch

Mes indicateurs (KPI) projets et tâches

Comment savoir en un clin d’oeil où j’en suis avec mon travail ? Il suffit d’ouvrir son tableau de bord Rationalk et de regarder ses indicateurs.

Vos indicateurs à droite

Vous remarquerez que Rationalk sait même vous prévenir quand une tâche ou un projet risque d’être en retard (susceptible d’être en retard)

Et lorsque que tout est en ordre :

Aucune tâche ni projet en retard !

Pour ceux que ça stresse de voir ces indicateurs, il suffit de configurer votre tableau de bord et d’enlever ce widget.

Pour toutes vos questions sur le logiciel de gestion de projets Rationalk : info@rationalk.ch

Projets en visibilité privée dans Rationalk

Pour faire suite à un article précédent sur les tâches privées dans Rationalk, nous avons étendu les fonctions aux projets.

Il est possible de créer un projet privé (ou projet personnel)

Projet privé dans Rationalk

Le concept est simple : certains projet ne doivent pas être pris en compte pour le calcul de la disponibilité des ressources, ni pour la planification. En le mettant en mode projet privé, seul le créateur du projet y a accès.

Toutes les tâches créées dans un projet privé sont privées.

Les fichiers téléchargés dans ce projet sont également privés et n’apparaissent pas dans le moteur de recherche de l’entreprise.

Un projet privé joue le rôle d’espace de travail personnel pour y stocker ses tâches et ses documents pour tout projet qui n’est pas encore un projet collaboratif de l’entreprise.

Pour toute information : Thomas au 076 817 33 46.

Recherche dans les fichiers projets

Nous avons amélioré les fonctions de recherche de Rationalk en intégrant la recherche à l’intérieur des fichiers word, excel, power-point, pdf, …

Recherche dans le contenu de votre documentation (source : pixabay)

Il n’est donc plus forcément nécessaire de remplir les méta-données de chaque fichier uploadé dans vos projets Rationalk. Notre outil d’indexation se charge de ce travail fastidieux (extraction des mots clé, …)

Pour cela nous utilisons le moteur de recherche open-source Apache Solr utilisé par les géants du logiciel en ligne.

D’autres améliorations accompagne cette nouveauté :

  • Gestion des synonymes de recherche
  • Gestion de la recherche en multi-langue
  • Filtrage avancé et intelligent des résultats
  • Pondération des résultats de recherche en fonction des rôles de l’utilisateur

La cerise sur le gateau : votre index de recherche et vos documents restent hébergés en Suisse ou sur vos propres serveurs.

Swiss made software
Votre index de recherche est hébergé en Suisse ou sur vos serveurs

Pour toutes vos demandes concernant le logiciel de gestion de projet Rationalk : https://rationalk.ch