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Workflows

Le logiciel Rationalk est un logiciel de gestion de projets et de tâches. Ce n’est pas un outil d’exécution de workflows a proprement parlé. Néanmoins avec la puissance de la gestion des tâches de Rationalk il est possible de travailler avec des workflows simples.

Prenons l’exemple des commandes de matériel que nous avons mis en place pour un de nos client.

Sur le tableau de bord des employés, nous plaçons un widget qui donne un accès rapide vers les actions utilisées souvent. Nous y avons placé un lien vers le formulaire de demande de matériel.

Accès rapide au formulaire depuis le tableau de bord

Voici le formulaire

Formulaire de demande de matériel

L’employé peut dire qu’il a besoin pour un client : « Rationalk » de tel ou tel matériel. En validant le formulaire, le logiciel Rationalk va créer une tâche affectée à l’équipe des responsables.

La tâche

La tâche n’est affectée à personne en particulier mais plutôt à une équipe. Le premier de l’équipe des « Validateurs de demandes » va prendre la tâche et faire avancer le processus.

Le responsable coche sa case dans la checklist :

Checklist

Pour aider les collaborateurs, on a mis entre crochets […], les personnes en charge de cocher l’élément dans la checklist.

Le logiciel enregistre en automatique les actions des cases cochées.

Journal automatique

Et il est aussi possible de mettre un commentaire pour la prochaine personne :

Mettre un commentaire pour aider la prochaine personne

Ensuite, il suffit d’assigner la tâche à l’équipe suivante :

Assigner la tâche à l’équipe suivante

Les personnes sont éventuellement alertées par email ou reçoivent la tâche sur leur tableau de bord Rationalk et peuvent continuer à faire avancer le processus.

Les avantages :

  • Diminuer l’usage des emails car quand une personne n’est pas là il est difficile de reprendre la suite de ces emails.
  • Toutes les demandes sont centralisées.
  • Le format des demandes peut-être structuré pour aider le demandeur a penser à tous les éléments nécessaires à la demande

Il y a très peu de développement spécifique logiciel pour accomplir ce genre de workflow. On utilise que des briques standard de l’outil Rationalk.

Vous avez des questions ? Thomas au 0768173346

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Bonnes pratiques – logiciel de gestion de projets

Un résumé des bonnes pratiques ou comment commencer efficacement avec un logiciel de gestion de projet.

  1. Choisir un ou deux projets pilotes : c’est contre productif de commencer avec l’ensemble des projets de l’entreprise. Vous pouvez choisir des projets qui ont déjà commencé.
  2. Choisissez des projets dont l’équipe projet (et surtout le chef de projet) sont motivés, promoteurs, enclin au changement et si possible un minimum à l’aise avec l’informatique.
  3. Limiter les accès au logiciel : dans un tout premier temps, seul le chef de projet peut y accéder. C’est important que le chef de projet puisse se familiariser avec l’outil sans devoir répondre aux demandes et questions de tous les collaborateurs projets ni devoir immédiatement répondre aux besoins de reporting de la direction. Il faut créer les comptes de tous les membres d’équipe mais ne pas leur donner le mot de passe. Ainsi le chef de projet pour assigner les collègues aux tâches sans que ces derniers puissent pour le moment y accéder.
  4. Le chef de projet, prépare un planning (Gantt ou Kanban), assigne les tâches, écrit les PV (rapports de séance), tient à jour le journal projet, gère les risques, suit le budget, saisit les heures des membres de l’équipe projet, maintient la documentation du projet, procède aux extraits d’heures pour la compta, …
  5. Faire participer l’équipe projet : donner un accès à un, puis deux, puis trois, … membre du projet. Préparer un tableau de bord simple avec les fonctions suivantes :
    1. Lire leurs tâches
    2. Enregistrer l’avancement des tâches (ajouter des documents, des commentaires, cocher les checklists…)
    3. Saisir leur temps de travail.

Dans cette phase, il faut que les collaborateurs projets puissent tout faire depuis le tableau de bord (page d’accueil du logiciel) sans devoir fouiller dans le projet et chercher les fonctions

Dans cette phase, il est aussi préférable de laisser au Chef de projet la décision de dire si une tâche est terminée ou pas.

  1. Faire participer le comité de direction/pilotage : il s’agit de construire un cockpit de reporting de l’ensemble des projets. Sur ce cockpit, il doit se trouver une synthèse des éléments importants d’un projet. Par exemple :
    1. Feux tricolores : projets dans le rouge, dans l’orange ou dans le vert
    2. Macro-Planning
    3. Dépassement de budget (heures et cash)
    4. Top risques
    5. Tâches en retard
    6. Manque de ressource
    7. Etc, …

A construire sur un flip chart avec le comité de direction puis ce sera configuré dans le logiciel. Ce reporting est dans un premier temps réservé au chef de projet qui le diffuse par email. Puis dès que le comité de direction est prêt à accéder à l’outil, on peut leur ouvrir des accès.

Pendant cette phase, on comprend qu’il est important de structurer les projets avec des jalons communs, une méthodologie de reporting unifiée. Cela simplifiera grandement la vue reporting multi-projets.

  1. Toutes les parties prenantes sont acteurs dans le logiciel : les chefs de projet, les membres de l’équipe projet, le comité de direction, il est conseillé alors d’ajouter d’autres projets et de former d’autres chefs de projets.
  2. Les premiers projets se terminent. Il faut penser à l’archivage. Un logiciel de gestion de projet n’est pas forcément le lieux idéal pour l’archivage d’ancien projet. Il est préférable d’extraire la documentation et les derniers rapports sur un espace archivage digital.

Rituels

Un rituel est une séance de revue. Pour un chef de projet, il existe au moins 2 types de rituels importants:

  • Le rituel de revue des projets avec les collaborateurs projets (les équipes projets)
  • Le rituel de reporting des projets avec les autres chefs de projet devant le comité de direction ou de pilotage (la direction)

Un logiciel comme Rationalk vous aide à organiser ces rituels.

Le rituel en équipe projet

Dans cette séance, un chef de projet va convier les membres des équipe projet pour un statut projet.

Ce rituel a 2 objectifs :

  1. Un objectif systémique : rappeler la méthodologie projet qui est appliquée. Cet objectif est d’autant plus important lorsque les collaborateurs ne sont pas encore habitués à l’utilisation de Rationalk.
  2. Un objectif métier : discuter les tâches bloquantes du projet pour faire avancer la situation

Il vous faut un agenda précis et une approche pragmatique par exemple :

  • S’assurer que chaque personne dispose d’un tableau de bord dans Rationalk qui lui permette de travail efficacement (les bons accès, les bons widgets, …)
  • S’assurer que chacun à la version à jour de votre mode d’emploi Rationalk. Rationalk n’a pas de mode d’emploi générique car chaque client l’utilise différemment. Nous vous encourageons et vous aidons néanmoins dans la rédaction d’un manuel spécifique à votre usage.
  • Ouvrir chaque projet dans un onglet
  • Pour chaque projet :
    • Vérifier la liste des tâches en retard
    • Vérifier la liste des tâches bloquantes
    • Vérifier la disponibilité des équipes sur la semaine à venir
    • Faire un pointage des heures réalisées versus les heures planifiée
    • Ouvrir la liste des tâches des PV de séance pour suivre l’avancement
    • Valider les formulaires de passage de jalon
    • Mettre à jour les planning
    • Saisir un texte résumé qui sera communiqué au management

Le logiciel Rationalk dispose d’un widget adapté à chaque étape de la séance.

Le rituel de reporting de projets

Ce rituel a également 2 objectifs :

  1. Un objectif systémique : rappeler la méthodologie de suivi qui est appliquée. Cet objectif est d’autant plus important lorsque les membres de la direction ne sont pas encore habitués à l’utilisation de Rationalk.
  2. Un objectif métier : discuter les points bloquants et les risques principaux pour que la direction soit au courant et puisse aider un chef de projet à avancer

Il vous faut un agenda précis et une approche pragmatique par exemple :

  • Vérifier que les membres de la direction disposent des bons accès au tableau de bord du reporting
  • S’assurer que chacun à la version à jour de votre mode d’emploi Rationalk. Rationalk n’a pas de mode d’emploi générique car chaque client l’utilise différemment. Nous vous encourageons et vous aidons néanmoins dans la rédaction d’un manuel spécifique à votre usage.
  • Ouvrir le programme regroupant le reporting des projets
  • Pour chaque projet du programme :
    • Présenter le résumés à jour du projet
    • Passer en revue les risques principaux
    • Passer en revue les points bloquants
    • Passer en revue les dépassements de budget
    • Saisir dans le journal projet les décisions prises par la direction

En savoir plus ?

Appelez moi au 0768173346 pour une démonstration de notre logiciel

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Saisie du temps de travail

Rationalk est un logiciel de gestion de projet pour les entreprises. Une composante importante de la gestion de projet est la saisie des temps. Le but de la saisie des temps permet de comparer ce qui a été prévu (par le chef de projet ou le vendeur) avec le temps effectivement réalisé par les équipes. Ventiler ses heures de travail dans les différentes tâches permet aussi de considerer du temps de travail comme un investissement et non des dépenses (d’un point de vue comptable).

Le logiciel Rationalk dispose de nombreux formulaire différents pour simplifier cette tâche qui peut sembler fastidieuse pour les collaborateurs.

En voici quelques exemples

Saisie sans projet
Saisie par projet
Saisie par projet et tâche
Compteur automatique start/stop
Enregistrement de la journée avec repas et détail de la journée
Enregistrement des heures de jour et de nuit
Enregistrement sur la tâche en cours
Enregistrement sur le projet

Si aucun de ces modèles ne convient, nous en développerons un nouveau adapté à vos besoins.

Pour toute question : thomas.doki-thonon@rationalk.ch

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Dispatching équipe

Rationalk est un outil de gestion de projets pour les entreprises. Nous avons de plus en plus de clients PME dans le domaine de la construction (peintres, architectes, installateurs, …). En partenariat avec eux nous avons mis en place un outil pour planifier simplement le travail des équipes.

On peut le résumer en une image :

Planning d’équipe Rationalk

Sur ce planning il est possible de :

  • Créer des tâches et les affecters aux personnes
  • Déplacer les activités sur les personnes et dans le calendrier
  • Affecter une tâche à plusieurs personnes
  • Saisir les vacances et les jours fériés
  • Saisir les heures de travail

🖱️ Tout ce fait à la souris.

L’outil dispose de 2 rôles simples :

  • Administrateur : il gère le planning
  • Employé : il visualise le planning en lecture seule sur l’application mobile et saisie des heures

Il est temps d’arrêter de planifier avec excel ou d’utiliser des logiciels de gestion complexes et trop chers pour gérer votre planning d’équipe.

Contactez nous au 0768173346 pour une démonstration.

Installation du logiciel en quelques minutes et tarification simple.

PS : Rationalk permet également de gérer des portefeuilles de projets complexes donc vous êtes entre de bonnes mains si vous voulez par la suite faire évoluer votre planning d’équipe !

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Mettre en avant les fichiers importants

La gestion de projet c’est aussi une gestion documentaire. Il faut stocker, archiver et mettre à disposition les documents et fichiers nécessaires au bon déroulement du projet.

En fonction des phases du projets, certains documents sont à mettre en avant pour que l’équipe puisse y accéder sans fouiller dans une architecture windows ou google drive hyper compliquée…

Avec Rationalk, il suffit de cliquer sur un fichier et de dire : « Attirer l’attention sur ce fichier »

Rendre un fichier important

Automatiquement les fichiers importants sont remontés sur la page d’accueil du projet.

Les fichiers qui requièrent votre attention

Chez Rationalk nous faisons tout pour simplifier la gestion de projets complexes en entreprise.

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Prioriser les projets

Rationalk est un logiciel de gestion de projets pour les entreprises. Il permet de planifier les tâches des projets et d’organiser les priorités projets.

Nous avons activé la possibilité de faire du drag and drop (glisser déposer) pour simplement dire quel projet est prioritaire par rapport à un autre.

Un utilisateur peut faire ses propres priorités sur son tableau de bord :

Prioriser les projets sur son tableau de bord

Un responsable peut prioriser l’ensemble des projets globalement :

Prioriser tous les projets

Ces fonctions étaient déjà disponibles dans les Kanban et sont désormais disponibles directement sur les tableaux de bord de chacun.

Merci à nos clients de nous challenger tous les jours avec de nouvelles demandes !

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Rapport projet pour votre client

Rationalk est un logiciel de gestion de projets pour les entreprises. Nos clients doivent régulièrement faire des exports projets pour leurs propres clients afin de leur faire un reporting sur les activités.

Nous simplifions cette tâche en mettant à disposition un PDF généré automatiquement.

PDF résumé automatique pour le client

Ce PDF est configurable, il inclut notamment un résumé des tâches avec le nombres d’heures effectuées et le status d’avancement.

Coté pratique :

  • Seules les tâches sélectionnées arrivent sur ce PDF (pas les tâches internes)
  • Seules les heures de travail facturables arrivent sur ce PDF (pas le temps de travail interne, non imputable au client final)

Voici à quoi ressemble le projet :

Le projet d’origine

On voit que la tâche « Activité interne » ne figure pas dans le PDF.

Ce mode de travail s’applique particulièrement bien aux projets de SAV (tickets SAV) et aux projets en régie avec un budget d’heures négocié avec le client.

Pour en savoir plus, contactez nous au +41768173346.

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Tests logiciels automatisés

Rationalk est un outil puissant pour la gestion des projets. Pour un de nos clients nous avons développé un fonctionnalité sur-mesure: un calculateur de prix.

L’idée est simple : calculer un prix de vente pour un produit en fonction du client.

L’implémentation est un peu moins simple car les paramètres d’entrée sont nombreux et les règles métiers (demandées par le client) sont multiples.

Nous avons développé un outil de test que le client peut utiliser lorsque nous faisons évoluer l’algorithme.

Outil de test disponible pour le client

Les tests automatiques sont courants dans le monde du développement logiciel. Ils permettent de réduire le nombre de bug. Ce qui est moins courant est de mettre à disposition l’outil de test au client pour qu’il puisse vérifier lui même son cahier des charges et les réglages de son application.

Chez Rationalk, nous cherchons à impliquer nos clients dans le développement de leur solutions sur-mesure. Nous n’aimons pas travailler sur des cahiers des charges de 50 pages. Nous préférons qu’il juge lui-même des fonctionnalités critiques pour son métier. Il met la main à la pâte dans l’écriture des tests car il connait le mieux ses données d’entrées et les cas de figure qui peuvent arriver.

Vous voulez en savoir plus ? Contactez nous au 0768173346 pour parler de vos besoins logiciels.

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Gestion de la charge et priorisation des tâches

Rationalk est un logiciel de gestion de projet pour les entreprises. Un des challenges classiques en mode projet est de pouvoir maîtriser la charge des collaborateurs et prioriser en conséquence.

Rationalk apporte une solution simple à ce challenge.

Dans un premier temps, on définit les membres d’une équipe. Voici l’équipe des Méthodes (un groupe de dessinateurs-constructeurs par exemple)

Définition des membres d’une équipe

Depuis cet écran, il est possible d’accéder à 3 outils :

  1. Le planning (pour visualiser)
  2. Le graphique des occupations (charges et capacités)
  3. Le Kanban de l’équipe (pour prioriser)

Le planning

La visualisation de la timeline des ressources ou autrement dit, une vue du planning des tous les collaborateurs d’une équipe.

Vue du planning de l’équipe : timeline

Le graphique des occupations

Il permet de comparer le temps de travail des activités par rapport à la disponibilité des collaborateurs (en prenant en compte les vacances). On parle aussi de charge/capacité.

La priorisation avec le Kanban

Maintenant que vous connaissez les semaines de surcharge, il s’agit de prioriser le travail et/ou de changer les affectations des activités vers d’autres membres de l’équipe.

Le Kanban de l’équipe

Le Kanban est un outil de visualisation en colonnes. Avec la souris il est possible de glisser déposer les tâches de haut en bas pour les prioriser ou de droite à gauche pour les affecter à un collègue.

Contactez-nous

Appelez nous au 0768173346 pour discuter de comment vous voulez gérer le planning de vos équipes.

Vous pouvez aussi télécharger notre livre blanc contenant de nombreuses astuces pour améliorer votre gestion de projet au quotidien : https://rationalk.ch/livre-blanc

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Nouvelles vues Gantt

Rationalk est un outil de gestion de projet pour entreprise. Il embarque un module de planning Gantt puissant (mais bien plus simple que MS Project).

Pour nos clients qui ont des projets qui durent plusieurs mois, nous avons mis en place 2 nouvelles vues pour le Gantt :

La vue au trimestre :

Gantt projet avec la durée au trimestre

La vue au semestre :

Gantt projet avec la vue au semestre

Cela permet également d’avoir un affichage plus compact pour l’impression.

Vous gérez plusieurs projets dans des plannings MS Projects ou Excel ? Vous cherchez à gagner du temps dans le reporting projet ? Vous voulez une meilleur communication entre tous les acteurs du projet (collaborateurs techniques, chefs de projets, marketing, direction) ? Rationalk est une solution construite sur ces frustrations (nous avons été chefs de projet avant d’être éditeur logiciel!).

Contactez nous au 0768173346 pour planifier une visio de 30 minutes avec une démonstration en lien avec vos challenges.