Mois : juillet 2019

Le logiciel de gestion de projet Rationalk se connecte aux outils BPM (Business process model) du marché pour construire des processus projets standards.

Etape 1 : modélisation

Dessiner (ou modéliser) vos processus administratifs (par exemple la reception de facture) ou vos processus de production industriel (par exemple le montage d’une pièce mécanique).

Etape 2 : préparer les modèles de tâche

Prenons l’exemple du processus de montage et de contrôle d’une pièce mécanique. Il nous faut préparer deux modèles de tâches qui vont correspondre à la gamme de fabrication :

Etape 3 : exécuter les processus

On continue avec notre exemple précédent.

1. A chaque nouvel ordre de fabrication, nous créons un projet : OF-1234.
2. Le processus est démarré à la création du projet de manière automatique.
3. La première tâche du processus (assemblage) est présentée à l’opérateur dans sa TODO liste Rationalk
4. Il valide la tâche
5. La seconde tâche du processus (mesure) est présentée à l’opérateur dans sa TODO liste Rationalk
6. Il saisie la valeur (on peut également connecter l’outil de mesure à Rationalk pour éviter les erreurs de saisie et simplifier le processus)
7. Terminé !

Conclusion

La modélisation BPM des activités et des enchainements d’activités pour les projets répétitifs est très adéquate.

Pour les projets moins prévisibles, moins répétitifs, moins structuré, il est conseillé d’utiliser le Gantt et les Kanbans de Rationalk.

Rationalk se connecte à différents moteurs de BPM. Vous définissez uniquement le parcours des tâches dans le logiciel BPM et utilisez Rationalk pour :

• dispatcher les activités,
• présenter le travail dans les TODO listes
• customiser les formulaires pour chaque activité
• enregistrer les heures de travail
• stocker la documentation pour les tâches
• collaborer
• capitaliser le savoir

Pour toute information : info@rationalk.ch

Que vous soyez dans le développement logiciel, dans un département de R&D ou dans tout autre service de gestion de projet, il est important de pouvoir gérer un cahier des charges du client. Le cahier des charges est la liste des requis.

Le logiciel de gestion de projet Rationalk permet 3 choses :

• Avoir une visibilité et une traçabilité sur la réponse aux requis
• Capitaliser d’un projet à l’autre pour répondre plus vite et plus juste aux nouveaux requis des clients (capitalisation des savoirs)

Visibilité et traçabilité des requis

Comment répondez-vous à chaque ligne du cahier des charges ? Quelle(s) tâche(s) mettez vous en face de chaque demande pour remplir le requis ? Les tâches sont-elles réalisées ?

Sur l’image suivante vous voyez, le cahier des charges d’un projet avec les tâches en regard.

Capitalisation des savoirs sur la base en utilisant les cahiers des charges

Si un collaborateur répond à une demande client par une solution précise.

Exemple de demande client : « Le produit doit être connectable par Bluetooth »

Exemple de réponse apporter dans le projet A : « Une carte réseau avec option bluetooth est installée »

Maintenant, un nouveau projet démarre. Le nouveau cahier des charges est uploadé dans Rationalk. Un des requis contient lui aussi une demande en lien avec « Bluetooth ». Vous allez pouvoir lancer une recherche sur les anciens cahiers des charges et trouver toutes les réponses que vous avez déjà mises eu oeuvre dans d’autres projet pour ce point précis de la connexion « Bluetooth ».

En appuyant la recherche avec une visualisation graphique, cela donne :

Conclusion

Aborder un projet en utilisant le cahier des charges client comme colonne vertébrale est très puissant. Vous n’oubliez aucune demande client et vous pouvez affecter le travail aux équipes en gardant toujours le lien avec la demande client. Rationalk digitalise ce process pour le rendre plus efficaces tout en pérennisant le savoir de l’entreprise. Pour toute information : info@rationalk.ch.

Nous appelons déclencheur une action faîtes dans le logiciel Rationalk qui va ensuite déclencher une action dans un autre logiciel ou dans Rationalk.

Quelques exemples :

• Un projet est démarre…
• Un projet change de status (« En attente » à « En cours » par exemple)…
• Un projet est marqué comme terminé
• Un projet est archivé
• Une tâche est assignée à une personne
• Une tâche est terminée
• Une tâche est retardée
• Un fichier est ajouté dans la plateforme Rationalk
• Un formulaire est rempli sur la plateforme Rationalk
• Un document change de status : de « Brouillon » à « Validé » par exemple
• …

La liste est longue. L’avantage est de pouvoir implémenter facilement des logiques métiers sur-mesure derrière chaque déclencheur.

Rationalk peut envoyer des informations à votre ERP, votre GED, vos outils MES, votre CRM, vos machines connectés…

Pour toute information appelez nous au 0768173346.

Rationalk est un outil de gestion de projet évolutif et sur mesure. Cela signifie que nos clients peuvent ajouter des informations propres à leur métiers sur les modèles de projet et de tâche existants dans Rationalk.

Chaque projet est sur-mesure :

• Un viticulteur voudra que ses projets dispose d’une information sur le numéro de parcelle et le millésime du vin
• Un département R&D demandera que chaque tâche de l’équipe soit enrichie d’une information sur le logiciel utilisé pour effectuer le travail
• Un projet dans l’agro-alimentaire demande d’avoir une traçabilité complète sur les engrias utilisés par les fournisseurs

Une des approches pour permettre cette flexibilité et pouvoir en tirer des informations est l’utilisation de base de données graph.

L’utilisation des bases de données de type Graph comme (Neo4j ou OrientDB) permet de représenter des données complexes de manière simple et d’effectuer des requêtes exploratoires.

Exemples

Le journal projet est une liste d’évènements qui ont lieu dans un projet. Ils sont présentés de manière chronologique.

Avantages :

• Enregistrement de toute la vie du projet (flux des changements et traçabilité )
• Facilite le suivi du projet pour un nouveau membre projet
• Facilite le suivi du projet pour une personne externe au projet (sponsors, client, management, …)

Le logiciel Rationalk simplifie la tenue d’un journal projet (souvent fait manuellement par les équipes sur un excel)

Exemple d’un journal projet (project log) :

Il y a deux types d’éléments dans le journal projet Rationalk :

• Les enregistrements manuels, c’est à dire écrit par un membre de l’équipe
• Les enregistrements automatiques, c’est à dire que Rationalk « écoute » tout ce qui se passe dans le projet et vient l’ajouter dans le journal projet (les tâches qui se finissent, les procès-verbaux de séance, les ajouts de fichiers au projet, les nouvelles commandes clients dans le projet, …)

Dans les logs manuels, vous pouvez cocher la case Notifier l’équipe projet pour que toute l’équipe soit au courant. Plus besoin de rajouter une couche par email.

En un clic vous pouvez générer un PDF avec tous les enregistrements. Une version spéciale du PDF est destinée au client (cette version ne le pollue pas avec des infos internes à l’équipe projet)

Un clic sur un élément du journal vous emmènera vers la source de l’évènement si vous avez besoin de détails.

Si vous voulez rationaliser votre gestion de projet avec des outils simples et puissants, contactez nous : info@rationalk.ch

Rationalk le logiciel de gestion de projet le plus flexible qui existe permet d’envoyer vos emails avec Mailjet.

De nombreux emails partent de Rationalk :

• Notifications internes pour les évènements des projets
• Notifications externes (vers vos clients, fournisseurs) pour leur annoncer des changements dans le projet
• Envoi de confirmation de démarrage de projet, de confirmation de commande, de bilan projet en PDF, …
• Envoie de newsletter à vos contacts du CRM

Mailjet dispose d’un outil pour désigner des modèles d’emails aux couleurs de votre entreprise. Les emails peuvent contenir des images, des vidéos, des liens web. Vous utilisez vos propres modèles d’email qui s’adaptent à tous les écrans : smartphone, tablettes et PCs.

Comment ca marche :

• Dessiner vos modèles d’emails dans Mailjet
• Connecter Mailjet et Rationalk depuis l’interface de réglage Rationalk
• Choisissez quel email partira avec quel template
• Voilà. Les emails de Rationalk partent

Envie de personaliser Rationalk au maximum ? Contactez-nous à info@rationalk.ch.