La période actuelle est difficile pour tous. Essayons tout de même d’y chercher des opportunités d’amélioration pour quand le rythme reprendra. Ce message s’adresse aux chefs d’entreprises et chefs de projets qui ont encore la possibilité de travailler depuis leur domicile.
Voici 6 conseils pour préparer la rentrée :
1. Repasser en revue votre check liste projet. Chaque nouveau projet doit démarrer selon un modèle que vous avez soigneusement affiner au fils des projets. Est-ce que le modèle est suffisamment exhaustif ? Mettez-vous dans la peau d’un nouvel employé : est-ce qu’il arrivera à mener à bien un projet sans les connaissances que nous avons dans nos têtes nous les anciens ? Chaque étape du projet renvoie-t-elle vers un guide métier ou un article de votre base de connaissance ?
2. Consolider les estimatifs dans vos modèles de projet. Les estimatifs de durées de tâches, du nombre d’heures prévues à chaque phase du projet pour chacune des équipes, les dépenses récurrentes à planifier.
Nous savons que chaque projet a ses spécificités mais travailler sur une base d’estimatifs génériques (standard) vous permet de comparer votre réel par rapport au planifié. Cela est très utile pour affiner vos devis en fonction des typologies de projet et des leçons apprises sur les anciens projets.
3. Créer les équipes projet d’avance. Grouper les membres projets dans des équipes fonctionnelles : Vente, R&D, Mandat, Production, … Affecter les tâches de vos modèles de projets aux équipes plutôt qu’aux personnes nommées explicitement. Cela va permettre d’optimiser la charge de travail d’une équipe globale en temps réel.
Le moment venu (un peu avant le démarrage effectif du travail), vous affecterez la tâche à une personne en particulier. Ou encore mieux, si l’équipe s’auto organise, une personne de l’équipe disponible peut s’attribuer le travail (en mode Kanban).
4. Mettez en place un vocabulaire commun dans les projets. Lorsque vous utilisez les mots-clés et les différentes options de catégorisations il est important de diffuser un vocabulaire commun aux collègues. Cela permettra de faciliter la recherche et les extractions statistiques.
Exemples :
– Typologies de projet : R&D, Interne, Etude, Mandat, Production, …
– Segments de marché : Médical, Alimentaire, Automobile, Biens de consommation, …
– Classification des tâches : avant-projet, back-office, production, à facturer, …
– Fichiers : offres, calculs, rapport client, …
5. Combattez les saisies à double. C’est un fléau qui engendre une perte de temps, des risques d’erreurs et une grande frustration.
– Récupérer l’information nécessaire au projet directement depuis les bases de données des autres logiciels. Arrêtez de demander aux gens des informations qu’ils ont déjà saisi dans tel ou tel outil.
– Mettez à disposition vos données projets (avancement, temps passé, fichiers du projet, prévisions planning et financière, …) afin que les autres départements puissent accéder à cette information.
Cela demande que votre logiciel de gestion de projet soit correctement connecté à votre ERP, votre outil de comptabilité, …
6. Affiner vos indicateurs KPI. Que vous soyez gestionnaire d’un portefeuille de projets ou à la direction d’un département vous savez qu’il est important d’avoir en quasi temps réel des informations juste sur la performance des projets. Est-ce que vous passez des heures dans Excel à compiler des données et à remettre en forme des graphiques ? Etes-vous sûr que vos données sont à jour ?
Mettez en place des automatismes de traitement des indicateurs. Demandez-vous si chacun de vos indicateurs qui dévient permette de déduire une action concrète à entreprendre (sinon l’indicateur est inadéquat) ?
Si vous avez besoin d’accompagnement dans le choix d’un outil logiciel de gestion de projets adapté à vos besoins, contactez nous : info@rationalk.ch ou au +41768173346.