Blog Rationalk

Premier test de l’IA dans Rationalk.

Le module peut être utilisé (en beta) dans le module de rédaction des PV de séances :

Nous avons utilisé l’IA souveraine de Infomaniak.

Notre hébergeur principal a récemment eu 2 pannes importantes qui ont impacté nos clients cloud. Le logiciel n’était pas disponible pendant plusieurs heures. Nous avons ajouté en bas de cet article les liens vers les descriptifs des pannes.

Nous sommes désolés pour la gêne occasionnée. Nous avons pris des mesures pour limiter ces risques et amélioré notre infrastructure cloud.

• Les bases de données sont désormais répliquées sur 4 serveurs (2 hébergeurs différents, tous les deux en Suisse)
• Un serveur d’application redondant a été installé chez un hébergeur différent de notre hébergeur principal (hébergement Suisse)
• La mise en place d’une page de status des incidents pour partager avec vous l’état de notre infrastructure

En cas de nouvelle panne d’un de nos hébergeurs, l’autre hébergeur pourra prendre le relais.

En cas de nouvelle panne

Vous verrez probablement cet écran

Si après plusieurs minutes et rafraichissement de la page, cet écran persiste. Vous pourrez vous rendre sur le lien « Status »

https://rationalk-ch.runstat.us/

Cette page listera les pannes en cours et les actions que nous sommes en train d’entreprendre pour rétablir le systême

Incident de juillet 2023

Lien infomaniak :

https://infomaniakstatus.com/en/8PEOm8KZxV/

Lien PDF :

Incident de septembre 2023

Lien infomaniak :

https://infomaniakstatus.com/en/8PqOmBRGjV/

Lien PDF :

Rationalk est un outil de gestion de projets et de plannings pour les entreprises. Avec la fonction « Mes favoris », vous avez un accès rapide aux documents les plus utilisés.

Vous pouvez mettre en favoris :

• Projets
• Tâches
• Fichiers
• Documents de la base de donnée
• …

Vous y accédez à tout moment depuis le menu de navigation :

Envie de professionnaliser votre gestion de projets ? Contactez nous au +41768173346

Suite à une demande client, nous avons mis en place une vue synthétique du travail réalisé.

Pour un période donnée et pour un collaborateur donné, vous retrouvez l’ensemble des activités terminées.

Un clic sur la ligne permet d’ouvrir le détail des temps passés et du travail réalisé.

Il est ensuite facile de facturer à vos clients le travail réalisé le mois dernier par exemple.

Le logiciel Rationalk est un logiciel de gestion de projets et de tâches. Ce n’est pas un outil d’exécution de workflows a proprement parlé. Néanmoins avec la puissance de la gestion des tâches de Rationalk il est possible de travailler avec des workflows simples.

Prenons l’exemple des commandes de matériel que nous avons mis en place pour un de nos client.

Sur le tableau de bord des employés, nous plaçons un widget qui donne un accès rapide vers les actions utilisées souvent. Nous y avons placé un lien vers le formulaire de demande de matériel.

Voici le formulaire

L’employé peut dire qu’il a besoin pour un client : « Rationalk » de tel ou tel matériel. En validant le formulaire, le logiciel Rationalk va créer une tâche affectée à l’équipe des responsables.

La tâche n’est affectée à personne en particulier mais plutôt à une équipe. Le premier de l’équipe des « Validateurs de demandes » va prendre la tâche et faire avancer le processus.

Le responsable coche sa case dans la checklist :

Pour aider les collaborateurs, on a mis entre crochets […], les personnes en charge de cocher l’élément dans la checklist.

Le logiciel enregistre en automatique les actions des cases cochées.

Et il est aussi possible de mettre un commentaire pour la prochaine personne :

Ensuite, il suffit d’assigner la tâche à l’équipe suivante :

Les personnes sont éventuellement alertées par email ou reçoivent la tâche sur leur tableau de bord Rationalk et peuvent continuer à faire avancer le processus.

Les avantages :

• Diminuer l’usage des emails car quand une personne n’est pas là il est difficile de reprendre la suite de ces emails.
• Toutes les demandes sont centralisées.
• Le format des demandes peut-être structuré pour aider le demandeur a penser à tous les éléments nécessaires à la demande

Il y a très peu de développement spécifique logiciel pour accomplir ce genre de workflow. On utilise que des briques standard de l’outil Rationalk.

Vous avez des questions ? Thomas au 0768173346

Un résumé des bonnes pratiques ou comment commencer efficacement avec un logiciel de gestion de projet.

1. Choisir un ou deux projets pilotes : c’est contre productif de commencer avec l’ensemble des projets de l’entreprise. Vous pouvez choisir des projets qui ont déjà commencé.
2. Choisissez des projets dont l’équipe projet (et surtout le chef de projet) sont motivés, promoteurs, enclin au changement et si possible un minimum à l’aise avec l’informatique.
3. Limiter les accès au logiciel : dans un tout premier temps, seul le chef de projet peut y accéder. C’est important que le chef de projet puisse se familiariser avec l’outil sans devoir répondre aux demandes et questions de tous les collaborateurs projets ni devoir immédiatement répondre aux besoins de reporting de la direction. Il faut créer les comptes de tous les membres d’équipe mais ne pas leur donner le mot de passe. Ainsi le chef de projet pour assigner les collègues aux tâches sans que ces derniers puissent pour le moment y accéder.
4. Le chef de projet, prépare un planning (Gantt ou Kanban), assigne les tâches, écrit les PV (rapports de séance), tient à jour le journal projet, gère les risques, suit le budget, saisit les heures des membres de l’équipe projet, maintient la documentation du projet, procède aux extraits d’heures pour la compta, …
5. Faire participer l’équipe projet : donner un accès à un, puis deux, puis trois, … membre du projet. Préparer un tableau de bord simple avec les fonctions suivantes :
   1. Lire leurs tâches
   2. Enregistrer l’avancement des tâches (ajouter des documents, des commentaires, cocher les checklists…)
   3. Saisir leur temps de travail.

Dans cette phase, il faut que les collaborateurs projets puissent tout faire depuis le tableau de bord (page d’accueil du logiciel) sans devoir fouiller dans le projet et chercher les fonctions

Dans cette phase, il est aussi préférable de laisser au Chef de projet la décision de dire si une tâche est terminée ou pas.

6. Faire participer le comité de direction/pilotage : il s’agit de construire un cockpit de reporting de l’ensemble des projets. Sur ce cockpit, il doit se trouver une synthèse des éléments importants d’un projet. Par exemple :
   1. Feux tricolores : projets dans le rouge, dans l’orange ou dans le vert
   2. Macro-Planning
   3. Dépassement de budget (heures et cash)
   4. Top risques
   5. Tâches en retard
   6. Manque de ressource
   7. Etc, …

A construire sur un flip chart avec le comité de direction puis ce sera configuré dans le logiciel. Ce reporting est dans un premier temps réservé au chef de projet qui le diffuse par email. Puis dès que le comité de direction est prêt à accéder à l’outil, on peut leur ouvrir des accès.

Pendant cette phase, on comprend qu’il est important de structurer les projets avec des jalons communs, une méthodologie de reporting unifiée. Cela simplifiera grandement la vue reporting multi-projets.

7. Toutes les parties prenantes sont acteurs dans le logiciel : les chefs de projet, les membres de l’équipe projet, le comité de direction, il est conseillé alors d’ajouter d’autres projets et de former d’autres chefs de projets.
8. Les premiers projets se terminent. Il faut penser à l’archivage. Un logiciel de gestion de projet n’est pas forcément le lieux idéal pour l’archivage d’ancien projet. Il est préférable d’extraire la documentation et les derniers rapports sur un espace archivage digital.

Rituels

Un rituel est une séance de revue. Pour un chef de projet, il existe au moins 2 types de rituels importants:

• Le rituel de revue des projets avec les collaborateurs projets (les équipes projets)
• Le rituel de reporting des projets avec les autres chefs de projet devant le comité de direction ou de pilotage (la direction)

Un logiciel comme Rationalk vous aide à organiser ces rituels.

Le rituel en équipe projet

Dans cette séance, un chef de projet va convier les membres des équipe projet pour un statut projet.

Ce rituel a 2 objectifs :

1. Un objectif systémique : rappeler la méthodologie projet qui est appliquée. Cet objectif est d’autant plus important lorsque les collaborateurs ne sont pas encore habitués à l’utilisation de Rationalk.
2. Un objectif métier : discuter les tâches bloquantes du projet pour faire avancer la situation

Il vous faut un agenda précis et une approche pragmatique par exemple :

• S’assurer que chaque personne dispose d’un tableau de bord dans Rationalk qui lui permette de travail efficacement (les bons accès, les bons widgets, …)
• S’assurer que chacun à la version à jour de votre mode d’emploi Rationalk. Rationalk n’a pas de mode d’emploi générique car chaque client l’utilise différemment. Nous vous encourageons et vous aidons néanmoins dans la rédaction d’un manuel spécifique à votre usage.
• Ouvrir chaque projet dans un onglet
• Pour chaque projet :
  • Vérifier la liste des tâches en retard
  • Vérifier la liste des tâches bloquantes
  • Vérifier la disponibilité des équipes sur la semaine à venir
  • Faire un pointage des heures réalisées versus les heures planifiée
  • Ouvrir la liste des tâches des PV de séance pour suivre l’avancement
  • Valider les formulaires de passage de jalon
  • Mettre à jour les planning
  • Saisir un texte résumé qui sera communiqué au management

Le logiciel Rationalk dispose d’un widget adapté à chaque étape de la séance.

Le rituel de reporting de projets

Ce rituel a également 2 objectifs :

1. Un objectif systémique : rappeler la méthodologie de suivi qui est appliquée. Cet objectif est d’autant plus important lorsque les membres de la direction ne sont pas encore habitués à l’utilisation de Rationalk.
2. Un objectif métier : discuter les points bloquants et les risques principaux pour que la direction soit au courant et puisse aider un chef de projet à avancer

Il vous faut un agenda précis et une approche pragmatique par exemple :

• Vérifier que les membres de la direction disposent des bons accès au tableau de bord du reporting
• S’assurer que chacun à la version à jour de votre mode d’emploi Rationalk. Rationalk n’a pas de mode d’emploi générique car chaque client l’utilise différemment. Nous vous encourageons et vous aidons néanmoins dans la rédaction d’un manuel spécifique à votre usage.
• Ouvrir le programme regroupant le reporting des projets
• Pour chaque projet du programme :
  • Présenter le résumés à jour du projet
  • Passer en revue les risques principaux
  • Passer en revue les points bloquants
  • Passer en revue les dépassements de budget
  • Saisir dans le journal projet les décisions prises par la direction

En savoir plus ?

Appelez moi au 0768173346 pour une démonstration de notre logiciel

Rationalk est un logiciel de gestion de projet pour les entreprises. Une composante importante de la gestion de projet est la saisie des temps. Le but de la saisie des temps permet de comparer ce qui a été prévu (par le chef de projet ou le vendeur) avec le temps effectivement réalisé par les équipes. Ventiler ses heures de travail dans les différentes tâches permet aussi de considerer du temps de travail comme un investissement et non des dépenses (d’un point de vue comptable).

Le logiciel Rationalk dispose de nombreux formulaire différents pour simplifier cette tâche qui peut sembler fastidieuse pour les collaborateurs.

En voici quelques exemples

Si aucun de ces modèles ne convient, nous en développerons un nouveau adapté à vos besoins.

Pour toute question : thomas.doki-thonon@rationalk.ch

Rationalk est un outil de gestion de projets pour les entreprises. Nous avons de plus en plus de clients PME dans le domaine de la construction (peintres, architectes, installateurs, …). En partenariat avec eux nous avons mis en place un outil pour planifier simplement le travail des équipes.

On peut le résumer en une image :

Sur ce planning il est possible de :

• Créer des tâches et les affecters aux personnes
• Déplacer les activités sur les personnes et dans le calendrier
• Affecter une tâche à plusieurs personnes
• Saisir les vacances et les jours fériés
• Saisir les heures de travail

🖱️ Tout ce fait à la souris.

L’outil dispose de 2 rôles simples :

• Administrateur : il gère le planning
• Employé : il visualise le planning en lecture seule sur l’application mobile et saisie des heures

Il est temps d’arrêter de planifier avec excel ou d’utiliser des logiciels de gestion complexes et trop chers pour gérer votre planning d’équipe.

Contactez nous au 0768173346 pour une démonstration.

Installation du logiciel en quelques minutes et tarification simple.

PS : Rationalk permet également de gérer des portefeuilles de projets complexes donc vous êtes entre de bonnes mains si vous voulez par la suite faire évoluer votre planning d’équipe !

La gestion de projet c’est aussi une gestion documentaire. Il faut stocker, archiver et mettre à disposition les documents et fichiers nécessaires au bon déroulement du projet.

En fonction des phases du projets, certains documents sont à mettre en avant pour que l’équipe puisse y accéder sans fouiller dans une architecture windows ou google drive hyper compliquée…

Avec Rationalk, il suffit de cliquer sur un fichier et de dire : « Attirer l’attention sur ce fichier »

Automatiquement les fichiers importants sont remontés sur la page d’accueil du projet.

Chez Rationalk nous faisons tout pour simplifier la gestion de projets complexes en entreprise.

Rationalk est un logiciel de gestion de projets pour les entreprises. Il permet de planifier les tâches des projets et d’organiser les priorités projets.

Nous avons activé la possibilité de faire du drag and drop (glisser déposer) pour simplement dire quel projet est prioritaire par rapport à un autre.

Un utilisateur peut faire ses propres priorités sur son tableau de bord :

Un responsable peut prioriser l’ensemble des projets globalement :

Ces fonctions étaient déjà disponibles dans les Kanban et sont désormais disponibles directement sur les tableaux de bord de chacun.

Merci à nos clients de nous challenger tous les jours avec de nouvelles demandes !