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Bonnes pratiques – logiciel de gestion de projets

Un résumé des bonnes pratiques ou comment commencer efficacement avec un logiciel de gestion de projet.

  1. Choisir un ou deux projets pilotes : c’est contre productif de commencer avec l’ensemble des projets de l’entreprise. Vous pouvez choisir des projets qui ont déjà commencé.
  2. Choisissez des projets dont l’équipe projet (et surtout le chef de projet) sont motivés, promoteurs, enclin au changement et si possible un minimum à l’aise avec l’informatique.
  3. Limiter les accès au logiciel : dans un tout premier temps, seul le chef de projet peut y accéder. C’est important que le chef de projet puisse se familiariser avec l’outil sans devoir répondre aux demandes et questions de tous les collaborateurs projets ni devoir immédiatement répondre aux besoins de reporting de la direction. Il faut créer les comptes de tous les membres d’équipe mais ne pas leur donner le mot de passe. Ainsi le chef de projet pour assigner les collègues aux tâches sans que ces derniers puissent pour le moment y accéder.
  4. Le chef de projet, prépare un planning (Gantt ou Kanban), assigne les tâches, écrit les PV (rapports de séance), tient à jour le journal projet, gère les risques, suit le budget, saisit les heures des membres de l’équipe projet, maintient la documentation du projet, procède aux extraits d’heures pour la compta, …
  5. Faire participer l’équipe projet : donner un accès à un, puis deux, puis trois, … membre du projet. Préparer un tableau de bord simple avec les fonctions suivantes :
    1. Lire leurs tâches
    2. Enregistrer l’avancement des tâches (ajouter des documents, des commentaires, cocher les checklists…)
    3. Saisir leur temps de travail.

Dans cette phase, il faut que les collaborateurs projets puissent tout faire depuis le tableau de bord (page d’accueil du logiciel) sans devoir fouiller dans le projet et chercher les fonctions

Dans cette phase, il est aussi préférable de laisser au Chef de projet la décision de dire si une tâche est terminée ou pas.

  1. Faire participer le comité de direction/pilotage : il s’agit de construire un cockpit de reporting de l’ensemble des projets. Sur ce cockpit, il doit se trouver une synthèse des éléments importants d’un projet. Par exemple :
    1. Feux tricolores : projets dans le rouge, dans l’orange ou dans le vert
    2. Macro-Planning
    3. Dépassement de budget (heures et cash)
    4. Top risques
    5. Tâches en retard
    6. Manque de ressource
    7. Etc, …

A construire sur un flip chart avec le comité de direction puis ce sera configuré dans le logiciel. Ce reporting est dans un premier temps réservé au chef de projet qui le diffuse par email. Puis dès que le comité de direction est prêt à accéder à l’outil, on peut leur ouvrir des accès.

Pendant cette phase, on comprend qu’il est important de structurer les projets avec des jalons communs, une méthodologie de reporting unifiée. Cela simplifiera grandement la vue reporting multi-projets.

  1. Toutes les parties prenantes sont acteurs dans le logiciel : les chefs de projet, les membres de l’équipe projet, le comité de direction, il est conseillé alors d’ajouter d’autres projets et de former d’autres chefs de projets.
  2. Les premiers projets se terminent. Il faut penser à l’archivage. Un logiciel de gestion de projet n’est pas forcément le lieux idéal pour l’archivage d’ancien projet. Il est préférable d’extraire la documentation et les derniers rapports sur un espace archivage digital.

Rituels

Un rituel est une séance de revue. Pour un chef de projet, il existe au moins 2 types de rituels importants:

  • Le rituel de revue des projets avec les collaborateurs projets (les équipes projets)
  • Le rituel de reporting des projets avec les autres chefs de projet devant le comité de direction ou de pilotage (la direction)

Un logiciel comme Rationalk vous aide à organiser ces rituels.

Le rituel en équipe projet

Dans cette séance, un chef de projet va convier les membres des équipe projet pour un statut projet.

Ce rituel a 2 objectifs :

  1. Un objectif systémique : rappeler la méthodologie projet qui est appliquée. Cet objectif est d’autant plus important lorsque les collaborateurs ne sont pas encore habitués à l’utilisation de Rationalk.
  2. Un objectif métier : discuter les tâches bloquantes du projet pour faire avancer la situation

Il vous faut un agenda précis et une approche pragmatique par exemple :

  • S’assurer que chaque personne dispose d’un tableau de bord dans Rationalk qui lui permette de travail efficacement (les bons accès, les bons widgets, …)
  • S’assurer que chacun à la version à jour de votre mode d’emploi Rationalk. Rationalk n’a pas de mode d’emploi générique car chaque client l’utilise différemment. Nous vous encourageons et vous aidons néanmoins dans la rédaction d’un manuel spécifique à votre usage.
  • Ouvrir chaque projet dans un onglet
  • Pour chaque projet :
    • Vérifier la liste des tâches en retard
    • Vérifier la liste des tâches bloquantes
    • Vérifier la disponibilité des équipes sur la semaine à venir
    • Faire un pointage des heures réalisées versus les heures planifiée
    • Ouvrir la liste des tâches des PV de séance pour suivre l’avancement
    • Valider les formulaires de passage de jalon
    • Mettre à jour les planning
    • Saisir un texte résumé qui sera communiqué au management

Le logiciel Rationalk dispose d’un widget adapté à chaque étape de la séance.

Le rituel de reporting de projets

Ce rituel a également 2 objectifs :

  1. Un objectif systémique : rappeler la méthodologie de suivi qui est appliquée. Cet objectif est d’autant plus important lorsque les membres de la direction ne sont pas encore habitués à l’utilisation de Rationalk.
  2. Un objectif métier : discuter les points bloquants et les risques principaux pour que la direction soit au courant et puisse aider un chef de projet à avancer

Il vous faut un agenda précis et une approche pragmatique par exemple :

  • Vérifier que les membres de la direction disposent des bons accès au tableau de bord du reporting
  • S’assurer que chacun à la version à jour de votre mode d’emploi Rationalk. Rationalk n’a pas de mode d’emploi générique car chaque client l’utilise différemment. Nous vous encourageons et vous aidons néanmoins dans la rédaction d’un manuel spécifique à votre usage.
  • Ouvrir le programme regroupant le reporting des projets
  • Pour chaque projet du programme :
    • Présenter le résumés à jour du projet
    • Passer en revue les risques principaux
    • Passer en revue les points bloquants
    • Passer en revue les dépassements de budget
    • Saisir dans le journal projet les décisions prises par la direction

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