Rationalk

Comment filtrer les informations confidentielles sans dupliquer les sources ni la documentation ?

Problèmes :

Lors de l’ajout d’information : répétition de travail de saisie : perte de temps et source d’ erreur.
Lors de la consultation d’information : risque de ne pas avoir la version à jour.
Exemple : Une liste de produits gérée par le département engineering de la société.

Solution rationalK :

Une nouvelle fonction a été développée dans rationalK pour faciliter le partage d’information d’un département vers les autres départements de la société ou vers l’extérieur de la société (clients et fournisseurs). L’objectif est de ne maintenir qu’une unique source de donnée pour éviter les erreurs de saisie, les erreurs de version et surtout accélérer le travail de saisie souvent rébarbatif. Le département propriétaire des données saisie les informations dans son fichier Excel déjà existant. Il n’y a aucune habitude à changer pour les ingénieurs. La deuxième étape consiste à écrire un petit fichier de réglage dans lequel sont définit : les colonnes et les lignes à afficher.

Et voilà ! RationalK crée automatiquement un url pour accéder directement à cette base de donnée restreinte et sur-mesure. Le contenu de cet page url peut-être protégée par un mot de passe ou laissée public ce web en fonction des besoins. Il est possible de créer plusieurs url en fonction des destinataires.

A chaque modification, le contenu des pages externes sont mis à jours automatiquement et de manière transparente.

Le contenu de votre fichier excel devient « cherchable ». C’est à dire que les utilisateur peuvent chercher un mot contenu à l’intérieur du fichier excel et rationalK vous renverra le lien vers le fichier.

Exemple :

1) Fichier de base

2) Url : http://masociete.com/intranet/SalesDpt

Certains détails techniques sont masqués. Le choix des colonnes à afficher se règle dans rationalK.

3) Url : http://masociete.com/external

Seuls certains produits choisis sont affichés et les informations confidentielles (colonnes) sont masquées. Les lignes à afficher sont filtrées par le mot clé Website dans la colonne filtre.

Avantages

Pas de saisie en double
Aucune connaissance en base de donnée nécessaire (l’utilisateur doit juste savoir utiliser excel)
Mise en forme multiples et sur-mesure pour les utilisateur externes au département engineering
Mise a jour immédiate
Aucun changement d’habitude

Logiciel

RationalK est un logiciel de gestion de la connaissance permettant de capturer le savoir des employés de la société et de le mettre à disposition de toutes les équipes afin d’améliorer l’efficacité au travail et diminuer les frustrations.

I had a very interesting discussion with the Quality department this week.

I was presenting them rationalK, the knowledge management tool.

They did not accept the idea very well… They asked me : Why do you want another tool to manage the document, we already have the quality document management system ?

I think they misunderstand the difference between a knowledge management tool and their quality system to manage the company’s documentation.

Here was my answer :

The two tools are fully compatible and have totally different purposes.

Quality Document Management System

Ensure consistency in the company processes and the corresponding documentation
Associate a document to a process step
Guaranty an access to the most up-to-date documentation
Prevent sensible information from behind freely accessed within the departments
Most of the documentation inside the quality department are procedures or instructions
Make sure that documentation follows the company’s guidelines in terms of content and form

Help the worker to do their everyday work
Allow to freely work on official documentation without disturbing the quality processes. Documents are considered as draft in rationalK as long as they are not approved by the quality department
rationalK allows to browse within internet-downloaded documentation, within emails, notes, international norms, patents, project documentation, best-practises and even people’s competencies. This is definitely not possible (and wished) in a quality document management system
Document in rationalK are living document. They are constantly updated with new knowledge. Their accuracy depends only on the authors competencies
RationalK has its own access rights policy to easily spread knowledge within the company departments
In rationalK we have functionally that can link a document with the related official document from the quality department document management system

How they could work together

Let’s say a team of five engineers is using rationalK to manage their knowledge.
Every time that one the guy is doing something related to a project, he naturally stores the document in the project folder. Fine. If he thinks that this knowledge or solution could help the colleagues solving their own difficulties (what is often the case), he add an entry in rationalK. He can type in some tags, a brief description of the solution and of course the link to the file in the project documentation. At this stage we have exclusively used rationalK and no quality document management system ! A co-worker will never upload all the project document to the quality document management system. Thanks god !
Now if the problem-solving method appears to be more and more used within the team, the team manager may find useful to add it as a standard for solving a typical problem. Fine.
Now and only now, we can write a process documentation to be sent to the quality department. They review and approve it and then store it in the quality document management system. This may takes weeks ! In between the solution has improved. rationalK still have the most up-to-date best practises while the quality department system has a general document describing the methodology but the the details.

Last words

As a conclusion, I would say that rationalK is a tool to help people do their work according to the quality procedures stored in the quality management system. Quality documentation is the one that define processes on how to work. I really do not believe that any coworker could conduct a project by using exclusively the content of the quality document management system… But combining the two tools is the most powerful way to achieve efficiently the best results.