Comment maintenir au courant les employés des mises à jour de documents avec rationalK ? Comment former vos nouveaux collaborateurs efficacement ?
Il vous est possible de préparer un portefeuille de documents sur une thématique. Disons par exemple que le portefeuille de document Gestion de Projet contient les documents suivants :
- Méthodes de planification
- Comment utiliser le logiciel de Gantt
- Les pièges à éviter dans la gestion des risques projets
Ensuite, vous créer un groupe de personnes (dans le logiciel) contenant les gens intéressés par cette thématique.
RationalK fait opérer la magie suivante :
- Lors de l’ajout d’un document au portefeuille documentaire, les personnes concernées sont notifiées () automatiquement
- Les personnes concernées peuvent ou doivent cocher une case () pour assurer qu’ils ont bien pris connaissance du document
- Lors d’une mise à jour d’un document, les personnes concernés sont notifiés () et il leur est demandé de prendre connaissance de la nouvelle version.
- Il vous est possible d’extraire un listing () de tous les documents lus par chacun. Cela est très pratique pour justifier que le personnel est bien au courant d’une nouvelle procédure ou d’une mise à jour.
Grâce à ce fonctionnement, il est aussi très rapide de gérer le suivi de formation d’un nouvel arrivant. Lorsque qu’un nouveau chef de projet est recruté, vous l’ajoutez au groupe de personne et automatiquement il reçoit la liste de document importants à lire.
Fini le temps de la fiche suiveuse papier qui accompagne le document...
