Utiliser la GED Rationalk pour les documents privés du personnel (RH)

Rationalk est un logiciel de gestion des affaires, projets, tâches, ressources. Il dispose d’une GED (gestion électronique de documents) puissante et moderne.

Vous pouvez utiliser cette GED sécurisée pour stocker les documents RH des collaborateurs :

  • Coordonnées personnelles
  • Coordonnées bancaires
  • Fiches de salaires
  • Documentation RH en tout genre
Le dossier RH d’un employé dans le logiciel Rationalk

Rationalk est hébergé en Suisse sur des serveurs sécurisés ou sur vos propres serveurs. Des backups réguliers sont mis en place. Pas de stress pour la confidentialité et la sauvegarde de ce type de documents sensibles.

Pour en savoir plus sur le logiciel de gestion de projet Suisse Rationalk : Thomas au 0768173346.

Gestion des mots-clés dans Rationalk

Les mots-clés (tags) ont un rôle très important dans l’outil de gestion de projet Rationalk.

  • Améliorer les résultats de recherche
  • Filtrer les projets, les tâches, les fichiers, …
  • Créer dynamiquement des dossiers
Dossiers dynamiques créés à partir des mots-clés. Placer un même fichier dans plusieurs dossiers avec les mots-clés.

Rationalk va vous aider à bien gérer les mots clés grâce à :

  • la traduction des mots clés (anglais/français/allemand/italien). Chercher et saisissez les mots-clés dans n’importe quel langue.
  • un outil de gestion des synonymes des mots-clés. Vous recherchez le terme « carrelage » et automatiquement Rationalk vous donnera aussi les résultats contenant « carreaux ». Vous êtes libre de gérer votre propre dictionnaire de synonymes.
  • un outil d’aide à la saisie suivant les mots-clés les plus populaires
  • un outil statistiques pour voir les mots-clés les plus utilisés, les moins utilisés, les plus populaires. Cela permet de fusionner des mots-clés pour améliorer la pertinence de votre base de donnée.
  • Un outil intelligent qui vous propose les mots-clés. Ne perdez plus de temps à les saisir.
  • La possibilité de pré-définir les mots-clés à utiliser (harmoniser les termes utilisés dans l’équipe)
Harmonisation des mots-clés et choix des couleurs (pratique pour identifier dans tout le logiciel les mots clés colorés)

Beaucoup d’autres fonctions existent et peuvent être développé en sur-mesure. Par exemple :

  • Si une tâche reçoit un mot-clé spécifique (« problème ») : déclencher un email au chef d’équipe.
  • Résumé tous les rapport de séance qui ont le mot-clé : « PV de chantier »
FSRM
Cours sur la gestion du savoir à la FSRM

La classification des documents est une composante important dans la gestion des connaissances. Si vous êtes intéressé à maximiser votre gestion du savoir (KM), je donne un workshop à la FSRM à Neuchatel : https://www.fsrm.ch/doc/c642.php?lang=f.

Pour une démonstration de Rationalk le logiciel de gestion de projet : contactez moi au 0768173346 (https://rationalk.ch)

Tâche privée dans Rationalk

Une tâche privée (ou tâche personnelle) est une tâche qui :

  • ne concerne que celui qui l’a créée
  • n’a pas besoin d’être partagée aux autres

Cette tâche apparaitra :

  • sur mon tableau de bord > mes tâches
  • sur mon tableau de bord  > mon calendrier
  • sur mon application mobile

Cette fonction peut s’avérer bien pratique.

Créer une tâche privée

Pour toute information : Thomas au +41768173346

Une autre utilité du Backlog des tâches

Le backlog des tâches peut être aussi compris comme la file d’attente des tâches.

Lorsque que vous penser à quelque chose qu’il serait bon de faire mais vous ne savez pas encore qui doit le faire, pour quand et comment il vous faut tout de même le noter.

Vous pouvez utiliser le backlog du logiciel Rationalk pour cela.

  • Créer une tâche, noter votre idée ou votre demande.
  • Cliquer sur « Envoyer au Backlog » pour que la tâche parte en fil d’attente
La colonne de gauche sont les tâches du backlog. Vous ne travaillez que sur les tâches de la colonne TODO et En Cours.

Il y a deux avantages à cela :

  • Les backlogs de chacun sont mutualisés et donc il est possible de prioriser dans la file d’attente des tâches globale à l’entreprise (et non plus chacun qui pose ses priorité dans son coin)
  • Sur votre app Rationalk, vous n’êtes pas pollué (et/ou stressé) par une liste infinie de tâche à faire sans deadline ni priorité. Vos tâches listées sont celles à faire dans la semaine et c’est tout !
Votre tableau de bord des tâches à faire n’est pas pollué par la file d’attente ni par les choses à faire pour plus tard. Vous restez concentré sur ce qui compte maintenant.

Rationalk embarque certains concepts de la gestion de projets Agile Scrum : https://www.scrum.org . Nous aimons les appliquer aux métiers non IT et apporter ainsi à nos clients une nouvelle dynamique dans la collaboration projet.

Pour toutes vos questions : Thomas au +41768173346 / https://rationalk.ch

Somme du temps de travail par grande phase

Le logiciel de gestion de projet Rationalk permet très facilement d’additionner les temps de travail par phase du projet.

Exemple de planning Gantt :

Grande phase : « Préparation » et trois sous tâches.
  • Un employé a enregistré 2 heures dans la tâche : « Annonce éléctricien »
  • Un autre employé a enregistré 60 minutes dans la phase : « Préparation »

Comme « Préparation » est une grande phase et regroupe plusieurs tâches, si on clique sur « Préparation » on peut directement voir la somme de tous les temps passés dans les tâches de préparation.

Somme incluant les sous tâches = 2 heures + 60 minutes = 3 heures

Lorsque l’on clique sur une tâche, onglet temps de travail, on voit directement la somme des temps de travail des sous-tâches

Plus besoin de faire des exports excel et de recombiner avec des formules…

Nous sommes à votre disposition pour vous faire une démonstration de l’outil Rationalk.

Nouveaux réglages de sécurité

Le logiciel Rationalk est un logiciel de gestion de projet qui remplit les exigences des entreprises désireuses d’une sécurité maximale.

Pour cela nous avons ajouté deux réglages :

  • Il est possible de régler le nombre de jours après lequel l’utilisateur doit saisir à nouveau son mot de passe (délai d’expiration du cookie de connexion)
  • Il est possible de restreindre la création de nouveaux utilisateurs par domaine d’adresse email
  • (example : ma-societe.ch, masociete.com)
Réglages de sécurité pour les utilisateurs

Pour en savoir plus sur les fonctions de sécurité et de confidentialité de Rationalk : https://rationalk.ch/security-confidentiality

Gestion des tickets avec Rationalk

Le logiciel Rationalk est parfaitement adapté pour une gestion agile de tous types de tickets : demande de maintenance, suivi d’incident, SAV, demande d’offre, …

On commence par créer un modèle de projet avec des tâches prédéfinies. Un ticket = Un projet. Cela n’est a faire qu’une fois. Exemple de tâches génériques :

  • Assigner un collaborateur
  • Planifier l’intervention
  • Execution du travail
  • Facturation

Un client appelle, le service client ouvre un ticket.

Une règle prédéfinie va affecter le ticket en automatique ou une personne s’occupe du dispatching.

Les tickets arrivent tous dans un tableau de bord (Kanban)

Les nouveaux tickets arrivent dans la colonne de gauche. On les déplace à la souris ou au doigt sur tablette à mesure de leur avancement.

Il est aussi possible de visualiser l’ensemble des tickets dans une vue planning (Timeline)

La vue planning des tickets ouverts.

La personne affectée à la résolution du ticket peut travailler comme dans un projet normal :

  • voir les informations détaillées du ticket (client, site, produit, matériel impliqué, …)
  • Collaborer avec d’autres collègues
  • Uploader des documents
  • Finaliser les tâches du ticket
  • Rédiger des comptes rendus
  • Faire le suivi des heures
  • Enclencher une facturation
Le gantt du ticket pour la planification, la gestion des fichiers et le suivi des heures.

Pour aller plus loin, il est possible de laisser la possibilité à vos client d’ouvrir un ticket ou une demande directement depuis votre site internet.

Il est également possible de régler des alertes si un tickets est resté en suspens trop longtemps par exemple.

La grande flexibilité de Rationalk permet de gérer tout type de demande dans le même outil et de synchroniser le travail entre les clients, les collaborateurs et les autres logiciels.

Gestion des notes de frais

Nous proposons un logiciel de gestion de notes de frais : simple, efficace, mobile et à un prix bas.

Contactez-nous pour un devis : thomas.doki-thonon@rationalk.ch / +41 76 817 33 46

Principales fonctions pour le collaborateur

  • Formulaire de saisie sur mobile pour prendre en photo le ticket de caisse
  • Accès rapide pour des notes de frais de déplacement et de repas (montant et taux prédéfinis)
  • Calcul automatique de la TVA en fonction des taux ou saisie manuelle
  • Plusieurs tickets de caisse sur une même saisie possible
  • Vue des rapports mensuels en attente de validation (total des dépenses)
  • 1 clic pour demander une validation au manager
  • Gestion des taux de change (note de frais multi-monnaies et chargement du taux de change en automatique)

Principales fonctions pour l’administration

  • Reception d’un email lorsqu’une série de dépenses est à valider
  • PDF avec 1 ticket de caisse par page : facile à imprimer, facile à vérifier
  • Validation d’un ensemble de dépenses en 1 clic
  • Gestion des centres de coût
  • Gestion de différents taux de TVA
  • Gestions des types de dépenses (comptes de dépense)
  • Rapport mensuels de la TVA pour toute la société (avec détail par taux et types de compte)
  • Exports PDF et XLS

Autres fonctions

  • Connexion avec le logiciel de gestion de projet Rationalk
  • Connexion avec tous les ERP
  • Hebergement cloud en Suisse sécurisé ou hébergement sur vos serveurs
  • Possibilité de développer des fonctions sur-mesure
  • En 4 langues : Français, Anglais, Allemand et Italien


Gestion des commandes client avec Rationalk

Rationalk est un logiciel de gestion de projet simple et flexible pouvant totalement convenir pour la gestion des commandes clients.

Fonctionnement :

  • Le service client ou le vendeur reçoit une commande par email
  • Le service client démarre une checklist (enchaînement de tâche, aussi appelé workflow)
  • Etape 1 de la checklist : comparaison commande client et offre. Dans cette étape, le service client upload la commande reçue du client et dit si oui ou non la commande est similaire à l’offre
  • Etape 2 : le département des méthodes vérifie la faisabilité (si pas déjà fait lors de l’établissement de l’offre) et les délais de fabrication
  • Etape 3 : le département des achats vérifie les délais approvisionnements
  • Les étapes 2 et 3 peuvent être faites en parallèle ou en série
  • Etape 4 : le service client dispose de toutes les informations pour confirmer au client
La vue du planning (en vert ce qui est terminé)
La vue d’une activité

Pour toute demande de démo : 076 817 33 46.

Forcer la rotation des mots de passe tous les X jours

Rationalk est un outil de gestion de projet développé en Suisse. Nos clients sont très exigeants en termes de sécurité. C’est pour cela que nous avons implémenté une fonction pour forcer la rotation des mots de passes.

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Source : wikimedia

Comment ça marche ?

  • L’administrateur du logiciel choisit la période de validité des mots de passe (30 jours, 60 jours, ,…, infinie)
  • En tant qu’utilisateur, si vous n’avez pas changé votre de passe depuis X jours. Le système vous bloque l’accès et vous demande de choisir un nouveau mot de passe.
  • Vous ne pouvez pas mettre à jour votre mot de passe si vous n’avez pas accès à votre boite email professionnelle (c’est une sécurité supplémentaire)
  • Le nouveau mot de passe doit respecter des règles de sécurité maximales (majuscules, minuscules, …) et surtout ne peut pas être similaires à votre ancien mot de passe.

Pour en savoir sur ce que nous mettons en place pour vous offrir un logiciel de gestion de projet sécurisé et respectant la confidentialité de vos données : https://rationalk.ch/security-confidentiality