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Application iPad pour la saisie des heures dans l’atelier

Nous avons développé un application destinée au personnel travaillant dans les ateliers pour la saisie des heures sur les différents projets (ou ordres de fabrication).

Comment cela fonctionne :

  • Placer un iPad (ou tout autre tablette) dans un coin de l’atelier
  • Après avoir travaillé sur une tâche, la personne saisie le numéro de projet, son nom et le temps passé dans l’application.
  • Un gestionnaire de projet peut facilement suivre la rentabilité d’un projet (à travers la somme des heures enregistrées)
Choix du projet
Saisie de son nom et du temps passé et d’un commentaire (optionnel)

L’application se connecte au logiciel de gestion de projet Rationalk qui permet d’avoir une vue claire et précises de tous les projets de l’entreprise. Le chef de projet va pouvoir vérifier le temps de travail réel passé par rapport à ce qui avait été budgété.

Pour toute information : info@rationalk.ch

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Ordonnancement sur les projets de construction

Rationalk est un logiciel de gestion de projets parfaitement adapté aux problématiques des projets dans la construction et des chantiers.

Nous synchronisons le Gantt du projet (planification générale à capacité infinie) avec l’ordonnancement de la production et des activités sur les chantiers (planification fine à capacité finie)

Quelques exemples en images :

Gantt d’un projet
Ordonnancement de la production en lien avec les Gantt des différents projets
Répartition en Kanban pour le travail du bureau technique (synchronisé avec les projets)
Ordonnancement des équipes sur le chantier

Rationalk

Les points forts :

  1. Synchronisation des activités entre tous les corps de métiers (architectes, direction technique, chef de projet, chef de chantier, chef d’équipe, membre d’équipes, …)
  2. Synchronisation entre :
    • le Gantt projet (planification à capacité infinie),
    • l’ordonnancement de la production interne et 
    • l’ordonnancement du travail des équipes sur le chantier
  3. Simple, intuitif pour une prise en main rapide quelques soit son rôle dans l’entreprise ou son niveau de compétence en informatique

Autres fonctionnalités :

  • TODO list par personne, par métier, par chantier
  • Saisie des heures par poste (production, chantier, …)
  • Connexion avec AbaBat
  • Outil de PV de chantier
  • Gestion électronique de document (stockage cloud pour accès aux fichiers depuis le chantier)
  • Possibilité d’inclure des fonctions sur-mesure
  • Rappels et notifications des tâches
  • Tableau de charges par personne / équipe / machine
  • Mise en place de visualisations simples et intuitives adaptées aux rôles et compétences de chacun dans l’entreprise
  • Utilisable sur ordinateurs (mac et pc), tablettes et smartphones (en mobile sur les chantiers)

Pour toute information : nous contacter à info@rationalk.ch

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BPM Rationalk

Le logiciel de gestion de projet Rationalk se connecte aux outils BPM (Business process model) du marché pour construire des processus projets standards.

Etape 1 : modélisation

Dessiner (ou modéliser) vos processus administratifs (par exemple la reception de facture) ou vos processus de production industriel (par exemple le montage d’une pièce mécanique).

Processus de reception de facture modélisé avec le logiciel Camunda
Processus de montage et contrôle d’une pièce mécanique

Etape 2 : préparer les modèles de tâche

Prenons l’exemple du processus de montage et de contrôle d’une pièce mécanique. Il nous faut préparer deux modèles de tâches qui vont correspondre à la gamme de fabrication :

Tâche d’assemblage.
Tâche de mesure (onglet détails)
Formulaire de saisie pour l’opérateur (onglet Formulaire)

Etape 3 : exécuter les processus

On continue avec notre exemple précédent.

  1. A chaque nouvel ordre de fabrication, nous créons un projet : OF-1234.
  2. Le processus est démarré à la création du projet de manière automatique.
  3. La première tâche du processus (assemblage) est présentée à l’opérateur dans sa TODO liste Rationalk
  4. Il valide la tâche
  5. La seconde tâche du processus (mesure) est présentée à l’opérateur dans sa TODO liste Rationalk
  6. Il saisie la valeur (on peut également connecter l’outil de mesure à Rationalk pour éviter les erreurs de saisie et simplifier le processus)
  7. Terminé !

Conclusion

La modélisation BPM des activités et des enchainements d’activités pour les projets répétitifs est très adéquate.

Pour les projets moins prévisibles, moins répétitifs, moins structuré, il est conseillé d’utiliser le Gantt et les Kanbans de Rationalk.

Rationalk se connecte à différents moteurs de BPM. Vous définissez uniquement le parcours des tâches dans le logiciel BPM et utilisez Rationalk pour :

  • dispatcher les activités,
  • présenter le travail dans les TODO listes
  • customiser les formulaires pour chaque activité
  • enregistrer les heures de travail
  • stocker la documentation pour les tâches
  • collaborer
  • capitaliser le savoir

Pour toute information : info@rationalk.ch

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Gérer les cahiers des charges avec Rationalk

Que vous soyez dans le développement logiciel, dans un département de R&D ou dans tout autre service de gestion de projet, il est important de pouvoir gérer un cahier des charges du client. Le cahier des charges est la liste des requis.

Le logiciel de gestion de projet Rationalk permet 3 choses :

  • Avoir une visibilité et une traçabilité sur la réponse aux requis
  • Capitaliser d’un projet à l’autre pour répondre plus vite et plus juste aux nouveaux requis des clients (capitalisation des savoirs)

Visibilité et traçabilité des requis

Comment répondez-vous à chaque ligne du cahier des charges ? Quelle(s) tâche(s) mettez vous en face de chaque demande pour remplir le requis ? Les tâches sont-elles réalisées ?

Sur l’image suivante vous voyez, le cahier des charges d’un projet avec les tâches en regard.

Cahier des charges projet digitalisé avec Rationalk et connexion avec la liste des tâches

Capitalisation des savoirs sur la base en utilisant les cahiers des charges

Si un collaborateur répond à une demande client par une solution précise.

Exemple de demande client : « Le produit doit être connectable par Bluetooth »

Exemple de réponse apporter dans le projet A : « Une carte réseau avec option bluetooth est installée »

Maintenant, un nouveau projet démarre. Le nouveau cahier des charges est uploadé dans Rationalk. Un des requis contient lui aussi une demande en lien avec « Bluetooth ». Vous allez pouvoir lancer une recherche sur les anciens cahiers des charges et trouver toutes les réponses que vous avez déjà mises eu oeuvre dans d’autres projet pour ce point précis de la connexion « Bluetooth ».

En appuyant la recherche avec une visualisation graphique, cela donne :

Connecter les requis de différents projets pour capitaliser sur les solutions à apporter

Conclusion

Aborder un projet en utilisant le cahier des charges client comme colonne vertébrale est très puissant. Vous n’oubliez aucune demande client et vous pouvez affecter le travail aux équipes en gardant toujours le lien avec la demande client. Rationalk digitalise ce process pour le rendre plus efficaces tout en pérennisant le savoir de l’entreprise. Pour toute information : info@rationalk.ch.

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Les déclencheurs Rationalk

Nous appelons déclencheur une action faîtes dans le logiciel Rationalk qui va ensuite déclencher une action dans un autre logiciel ou dans Rationalk.

Quelques exemples :

  • Un projet est démarre…
  • Un projet change de status (« En attente » à « En cours » par exemple)…
  • Un projet est marqué comme terminé
  • Un projet est archivé
  • Une tâche est assignée à une personne
  • Une tâche est terminée
  • Une tâche est retardée
  • Un fichier est ajouté dans la plateforme Rationalk
  • Un formulaire est rempli sur la plateforme Rationalk
  • Un document change de status : de « Brouillon » à « Validé » par exemple

La liste est longue. L’avantage est de pouvoir implémenter facilement des logiques métiers sur-mesure derrière chaque déclencheur.

Rationalk peut envoyer des informations à votre ERP, votre GED, vos outils MES, votre CRM, vos machines connectés…

Pour toute information appelez nous au 0768173346.

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Rationalk + base de données graph

Rationalk est un outil de gestion de projet évolutif et sur mesure. Cela signifie que nos clients peuvent ajouter des informations propres à leur métiers sur les modèles de projet et de tâche existants dans Rationalk.

Chaque projet est sur-mesure :

  • Un viticulteur voudra que ses projets dispose d’une information sur le numéro de parcelle et le millésime du vin
  • Un département R&D demandera que chaque tâche de l’équipe soit enrichie d’une information sur le logiciel utilisé pour effectuer le travail
  • Un projet dans l’agro-alimentaire demande d’avoir une traçabilité complète sur les engrias utilisés par les fournisseurs

Une des approches pour permettre cette flexibilité et pouvoir en tirer des informations est l’utilisation de base de données graph.

L’utilisation des bases de données de type Graph comme (Neo4j ou OrientDB) permet de représenter des données complexes de manière simple et d’effectuer des requêtes exploratoires.

Exemples

Une partie de l’application Rationalk en représentation Graph

Dans cette image on peut voir :

  • les projets,
  • les tâches attachées aux projets,
  • les personnes travaillant en équipe sur une tâche,
  • les expertises des personnes basées sur leurs activités et les commentaires qu’ils ont écrits
  • les commentaires et leurs liens dans les tâches et projets,
  • la liste du matériel (BOM) utilisé par les activités du projet.

Cette représentation peut s’étendre à l’infini pour enrichir vos données avec de l’information nouvelle (par exemple en provenance d’autres logiciels type ERP ou en provenance d’objets connectés IoT)

Exemple de notre application de démo

Projets, tâches, personnes, mots-clés, tous connectés

Interroger le graph

Lister les cas d’emplois des produits fabriqués dans tous les projets. Très pratique pour en savoir plus sur les applications d’une pièce et se tourner vers les bonnes personnes. Ou encore si cette pièce est défectueuse, il est possible de savoir quel produit rappeler en usine.

La vis (screw) est présente en quantité 5 dans l’assemblage (assembly) et et également dans le moteur du e-Bike

Trouver qui pourrait mettre en relation Thomas et Jonathan.

Alexandre a travaillé dans deux tâches différentes avec deux personnes différentes. Il peut faire les pont entre Jonathan et Thomas.

Il y a autant de requêtes possible et d’utilisation que de besoins…

Conclusion

L’utilisation de ces outils est très puissant dans le cadre d’initiatives en knowledge management : pouvoir refaire des liens entre des projets et des tâches et dénicher des expertises et des retours d’expérience auxquels on ne s’attendait pas.

Rationalk est un outil de gestion de projet qui permet aux entreprises d’être plus performante d’un projet à l’autre. Les bases graph permettent aux utilisateurs de Rationalk de simplifier le travail et la prise de décision en créant des connexions entre les connaissances.

Pour vos demandes : info@rationalk.ch

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Le journal projet Rationalk

Le journal projet est une liste d’évènements qui ont lieu dans un projet. Ils sont présentés de manière chronologique.

Avantages :

  • Enregistrement de toute la vie du projet (flux des changements et traçabilité )
  • Facilite le suivi du projet pour un nouveau membre projet
  • Facilite le suivi du projet pour une personne externe au projet (sponsors, client, management, …)

Le logiciel Rationalk simplifie la tenue d’un journal projet (souvent fait manuellement par les équipes sur un excel)

Exemple d’un journal projet (project log) :

Journal projet dans le logiciel Rationalk

Il y a deux types d’éléments dans le journal projet Rationalk :

  • Les enregistrements manuels, c’est à dire écrit par un membre de l’équipe
  • Les enregistrements automatiques, c’est à dire que Rationalk « écoute » tout ce qui se passe dans le projet et vient l’ajouter dans le journal projet (les tâches qui se finissent, les procès-verbaux de séance, les ajouts de fichiers au projet, les nouvelles commandes clients dans le projet, …)
Ajout d’un élément au journal par un membre de l’équipe projet

Dans les logs manuels, vous pouvez cocher la case Notifier l’équipe projet pour que toute l’équipe soit au courant. Plus besoin de rajouter une couche par email.

En un clic vous pouvez générer un PDF avec tous les enregistrements. Une version spéciale du PDF est destinée au client (cette version ne le pollue pas avec des infos internes à l’équipe projet)

Un clic sur un élément du journal vous emmènera vers la source de l’évènement si vous avez besoin de détails.

Si vous voulez rationaliser votre gestion de projet avec des outils simples et puissants, contactez nous : info@rationalk.ch

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Connexion Mailjet Rationalk

Rationalk le logiciel de gestion de projet le plus flexible qui existe permet d’envoyer vos emails avec Mailjet.

De nombreux emails partent de Rationalk :

  • Notifications internes pour les évènements des projets
  • Notifications externes (vers vos clients, fournisseurs) pour leur annoncer des changements dans le projet
  • Envoi de confirmation de démarrage de projet, de confirmation de commande, de bilan projet en PDF, …
  • Envoie de newsletter à vos contacts du CRM

Mailjet dispose d’un outil pour désigner des modèles d’emails aux couleurs de votre entreprise. Les emails peuvent contenir des images, des vidéos, des liens web. Vous utilisez vos propres modèles d’email qui s’adaptent à tous les écrans : smartphone, tablettes et PCs.

Designer vos propres templates. Image source : Mailjet.

Comment ca marche :

  • Dessiner vos modèles d’emails dans Mailjet
  • Connecter Mailjet et Rationalk depuis l’interface de réglage Rationalk
  • Choisissez quel email partira avec quel template
  • Voilà. Les emails de Rationalk partent

Envie de personaliser Rationalk au maximum ? Contactez-nous à info@rationalk.ch.

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Gestion des vacances dans un planning projet

L’été approche et probablement les vacances également. L’outil Rationalk vous permet de planifier correctement les activités de l’entreprise en prenant en compte la disponibilité du personnel.

Une bonne planification doit prendre en compte la disponibilités des personnes donc doit prendre en compte leurs vacances, les arrêts maladie, les jours de fermeture de l’usine et les jours fériés.

Vous devez pouvoir superposer les tâches du projet aux disponibilités dans une vue simple.


Les tâches en bleu, les jours fériés en mauve et les vacances en vert.

Comme Rationalk est très flexible, il est également possible de :

  • Connecter aux calendriers Infomaniak, Outlook, Google, … de l’entreprise
  • Récupérer les événements à afficher en provenance d’un autre logiciel
  • Avertir quand une tâche tombe pendant les vacances

Nous avons également intégré l’outil de validation des congés (formulaire de demande d’absence).

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Suivi du temps de travail

Rationalk permet de faire un suivi du temps de travail enregistré par les collaborateurs projet et de le comparer au budget (par personne, par équipe, …)

Objectif : planifier, définir des heures vendues et des heures réalisées sur les projets pour mesurer la rentabilité de ceux-ci.

Heures réalisées par rapport au budget alloué

Vous disposez d’un suivi par jour, semaine et mois.

Evolution du nombres d’heures dans la vie du projet

Les catégories comptables (ou type de tâche) donne une vision claire de la répartition des heures de travail.

Catégorisation du temps de travail

L’ export vers excel est également possible.

Le logiciel Rationalk offre de nombreuses possibilités pour la saisie des heures :

  • chronomètre (play/pause)
  • formulaire classique
  • Application smartphone
  • Import de feuille de temps au format xls
  • Rapatriement automatique des heures depuis d’autres logiciels

Pour toute information : info@rationalk.ch / 076 817 33 46