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Intégration Rationalk + Slack

Slack est un logiciel de discussion très répandu. Il répond parfaitement au besoin de collaboration temps réel dans les projets.

Si vous utilisez Rationalk pour la gestion de vos projets (todo listes, planification, suivi financier, gestion documentaire, …), vous allez aimer notre intégration avec Slack pour le chat.

Intégration slack + rationalk

Les informations importantes issues des projets sont transmises aux équipes dans le chat Slack. Simple. Efficace.

Evidemment, nous pouvons faire des intégrations sur-mesure si besoin

Plus d’information : https://rationalk.ch

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Mes indicateurs (KPI) projets et tâches

Comment savoir en un clin d’oeil où j’en suis avec mon travail ? Il suffit d’ouvrir son tableau de bord Rationalk et de regarder ses indicateurs.

Vos indicateurs à droite

Vous remarquerez que Rationalk sait même vous prévenir quand une tâche ou un projet risque d’être en retard (susceptible d’être en retard)

Et lorsque que tout est en ordre :

Aucune tâche ni projet en retard !

Pour ceux que ça stresse de voir ces indicateurs, il suffit de configurer votre tableau de bord et d’enlever ce widget.

Pour toutes vos questions sur le logiciel de gestion de projets Rationalk : info@rationalk.ch

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Projets en visibilité privée dans Rationalk

Pour faire suite à un article précédent sur les tâches privées dans Rationalk, nous avons étendu les fonctions aux projets.

Il est possible de créer un projet privé (ou projet personnel)

Projet privé dans Rationalk

Le concept est simple : certains projet ne doivent pas être pris en compte pour le calcul de la disponibilité des ressources, ni pour la planification. En le mettant en mode projet privé, seul le créateur du projet y a accès.

Toutes les tâches créées dans un projet privé sont privées.

Les fichiers téléchargés dans ce projet sont également privés et n’apparaissent pas dans le moteur de recherche de l’entreprise.

Un projet privé joue le rôle d’espace de travail personnel pour y stocker ses tâches et ses documents pour tout projet qui n’est pas encore un projet collaboratif de l’entreprise.

Pour toute information : Thomas au 076 817 33 46.

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Recherche dans les fichiers projets

Nous avons amélioré les fonctions de recherche de Rationalk en intégrant la recherche à l’intérieur des fichiers word, excel, power-point, pdf, …

Recherche dans le contenu de votre documentation (source : pixabay)

Il n’est donc plus forcément nécessaire de remplir les méta-données de chaque fichier uploadé dans vos projets Rationalk. Notre outil d’indexation se charge de ce travail fastidieux (extraction des mots clé, …)

Pour cela nous utilisons le moteur de recherche open-source Apache Solr utilisé par les géants du logiciel en ligne.

D’autres améliorations accompagne cette nouveauté :

  • Gestion des synonymes de recherche
  • Gestion de la recherche en multi-langue
  • Filtrage avancé et intelligent des résultats
  • Pondération des résultats de recherche en fonction des rôles de l’utilisateur

La cerise sur le gateau : votre index de recherche et vos documents restent hébergés en Suisse ou sur vos propres serveurs.

Swiss made software
Votre index de recherche est hébergé en Suisse ou sur vos serveurs

Pour toutes vos demandes concernant le logiciel de gestion de projet Rationalk : https://rationalk.ch

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Utiliser la GED Rationalk pour les documents privés du personnel (RH)

Rationalk est un logiciel de gestion des affaires, projets, tâches, ressources. Il dispose d’une GED (gestion électronique de documents) puissante et moderne.

Vous pouvez utiliser cette GED sécurisée pour stocker les documents RH des collaborateurs :

  • Coordonnées personnelles
  • Coordonnées bancaires
  • Fiches de salaires
  • Documentation RH en tout genre
Le dossier RH d’un employé dans le logiciel Rationalk

Rationalk est hébergé en Suisse sur des serveurs sécurisés ou sur vos propres serveurs. Des backups réguliers sont mis en place. Pas de stress pour la confidentialité et la sauvegarde de ce type de documents sensibles.

Pour en savoir plus sur le logiciel de gestion de projet Suisse Rationalk : Thomas au 0768173346.

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Gestion des mots-clés dans Rationalk

Les mots-clés (tags) ont un rôle très important dans l’outil de gestion de projet Rationalk.

  • Améliorer les résultats de recherche
  • Filtrer les projets, les tâches, les fichiers, …
  • Créer dynamiquement des dossiers
Dossiers dynamiques créés à partir des mots-clés. Placer un même fichier dans plusieurs dossiers avec les mots-clés.

Rationalk va vous aider à bien gérer les mots clés grâce à :

  • la traduction des mots clés (anglais/français/allemand/italien). Chercher et saisissez les mots-clés dans n’importe quel langue.
  • un outil de gestion des synonymes des mots-clés. Vous recherchez le terme « carrelage » et automatiquement Rationalk vous donnera aussi les résultats contenant « carreaux ». Vous êtes libre de gérer votre propre dictionnaire de synonymes.
  • un outil d’aide à la saisie suivant les mots-clés les plus populaires
  • un outil statistiques pour voir les mots-clés les plus utilisés, les moins utilisés, les plus populaires. Cela permet de fusionner des mots-clés pour améliorer la pertinence de votre base de donnée.
  • Un outil intelligent qui vous propose les mots-clés. Ne perdez plus de temps à les saisir.
  • La possibilité de pré-définir les mots-clés à utiliser (harmoniser les termes utilisés dans l’équipe)
Harmonisation des mots-clés et choix des couleurs (pratique pour identifier dans tout le logiciel les mots clés colorés)

Beaucoup d’autres fonctions existent et peuvent être développé en sur-mesure. Par exemple :

  • Si une tâche reçoit un mot-clé spécifique (« problème ») : déclencher un email au chef d’équipe.
  • Résumé tous les rapport de séance qui ont le mot-clé : « PV de chantier »
FSRM
Cours sur la gestion du savoir à la FSRM

La classification des documents est une composante important dans la gestion des connaissances. Si vous êtes intéressé à maximiser votre gestion du savoir (KM), je donne un workshop à la FSRM à Neuchatel : https://www.fsrm.ch/doc/c642.php?lang=f.

Pour une démonstration de Rationalk le logiciel de gestion de projet : contactez moi au 0768173346 (https://rationalk.ch)

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Tâche privée dans Rationalk

Une tâche privée (ou tâche personnelle) est une tâche qui :

  • ne concerne que celui qui l’a créée
  • n’a pas besoin d’être partagée aux autres

Cette tâche apparaitra :

  • sur mon tableau de bord > mes tâches
  • sur mon tableau de bord  > mon calendrier
  • sur mon application mobile

Cette fonction peut s’avérer bien pratique.

Créer une tâche privée

Pour toute information : Thomas au +41768173346

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Une autre utilité du Backlog des tâches

Le backlog des tâches peut être aussi compris comme la file d’attente des tâches.

Lorsque que vous penser à quelque chose qu’il serait bon de faire mais vous ne savez pas encore qui doit le faire, pour quand et comment il vous faut tout de même le noter.

Vous pouvez utiliser le backlog du logiciel Rationalk pour cela.

  • Créer une tâche, noter votre idée ou votre demande.
  • Cliquer sur « Envoyer au Backlog » pour que la tâche parte en fil d’attente
La colonne de gauche sont les tâches du backlog. Vous ne travaillez que sur les tâches de la colonne TODO et En Cours.

Il y a deux avantages à cela :

  • Les backlogs de chacun sont mutualisés et donc il est possible de prioriser dans la file d’attente des tâches globale à l’entreprise (et non plus chacun qui pose ses priorité dans son coin)
  • Sur votre app Rationalk, vous n’êtes pas pollué (et/ou stressé) par une liste infinie de tâche à faire sans deadline ni priorité. Vos tâches listées sont celles à faire dans la semaine et c’est tout !
Votre tableau de bord des tâches à faire n’est pas pollué par la file d’attente ni par les choses à faire pour plus tard. Vous restez concentré sur ce qui compte maintenant.

Rationalk embarque certains concepts de la gestion de projets Agile Scrum : https://www.scrum.org . Nous aimons les appliquer aux métiers non IT et apporter ainsi à nos clients une nouvelle dynamique dans la collaboration projet.

Pour toutes vos questions : Thomas au +41768173346 / https://rationalk.ch

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Somme du temps de travail par grande phase

Le logiciel de gestion de projet Rationalk permet très facilement d’additionner les temps de travail par phase du projet.

Exemple de planning Gantt :

Grande phase : « Préparation » et trois sous tâches.
  • Un employé a enregistré 2 heures dans la tâche : « Annonce éléctricien »
  • Un autre employé a enregistré 60 minutes dans la phase : « Préparation »

Comme « Préparation » est une grande phase et regroupe plusieurs tâches, si on clique sur « Préparation » on peut directement voir la somme de tous les temps passés dans les tâches de préparation.

Somme incluant les sous tâches = 2 heures + 60 minutes = 3 heures

Lorsque l’on clique sur une tâche, onglet temps de travail, on voit directement la somme des temps de travail des sous-tâches

Plus besoin de faire des exports excel et de recombiner avec des formules…

Nous sommes à votre disposition pour vous faire une démonstration de l’outil Rationalk.

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Nouveaux réglages de sécurité

Le logiciel Rationalk est un logiciel de gestion de projet qui remplit les exigences des entreprises désireuses d’une sécurité maximale.

Pour cela nous avons ajouté deux réglages :

  • Il est possible de régler le nombre de jours après lequel l’utilisateur doit saisir à nouveau son mot de passe (délai d’expiration du cookie de connexion)
  • Il est possible de restreindre la création de nouveaux utilisateurs par domaine d’adresse email
  • (example : ma-societe.ch, masociete.com)
Réglages de sécurité pour les utilisateurs

Pour en savoir plus sur les fonctions de sécurité et de confidentialité de Rationalk : https://rationalk.ch/security-confidentiality