Le logiciel Rationalk est un logiciel de gestion de projet qui remplit les exigences des entreprises désireuses d’une sécurité maximale.
Pour cela nous avons ajouté deux réglages :
Il est possible de régler le nombre de jours après lequel l’utilisateur doit saisir à nouveau son mot de passe (délai d’expiration du cookie de connexion)
Il est possible de restreindre la création de nouveaux utilisateurs par domaine d’adresse email
On commence par créer un modèle de projet avec des tâches prédéfinies. Un ticket = Un projet. Cela n’est a faire qu’une fois. Exemple de tâches génériques :
Assigner un collaborateur
Planifier l’intervention
Execution du travail
Facturation
Un client appelle, le service client ouvre un ticket.
Une règle prédéfinie va affecter le ticket en automatique ou une personne s’occupe du dispatching.
Les tickets arrivent tous dans un tableau de bord (Kanban)
Les nouveaux tickets arrivent dans la colonne de gauche. On les déplace à la souris ou au doigt sur tablette à mesure de leur avancement.
Il est aussi possible de visualiser l’ensemble des tickets dans une vue planning (Timeline)
La vue planning des tickets ouverts.
La personne affectée à la résolution du ticket peut travailler comme dans un projet normal :
voir les informations détaillées du ticket (client, site, produit, matériel impliqué, …)
Collaborer avec d’autres collègues
Uploader des documents
Finaliser les tâches du ticket
Rédiger des comptes rendus
Faire le suivi des heures
Enclencher une facturation
Le gantt du ticket pour la planification, la gestion des fichiers et le suivi des heures.
Pour aller plus loin, il est possible de laisser la possibilité à vos client d’ouvrir un ticket ou une demande directement depuis votre site internet.
Il est également possible de régler des alertes si un tickets est resté en suspens trop longtemps par exemple.
La grande flexibilité de Rationalk permet de gérer tout type de demande dans le même outil et de synchroniser le travail entre les clients, les collaborateurs et les autres logiciels.
Le service client ou le vendeur reçoit une commande par email
Le service client démarre une checklist (enchaînement de tâche, aussi appelé workflow)
Etape 1 de la checklist : comparaison commande client et offre. Dans cette étape, le service client upload la commande reçue du client et dit si oui ou non la commande est similaire à l’offre
Etape 2 : le département des méthodes vérifie la faisabilité (si pas déjà fait lors de l’établissement de l’offre) et les délais de fabrication
Etape 3 : le département des achats vérifie les délais approvisionnements
Les étapes 2 et 3 peuvent être faites en parallèle ou en série
Etape 4 : le service client dispose de toutes les informations pour confirmer au client
Rationalk est un outil de gestion de projet développé en Suisse. Nos clients sont très exigeants en termes de sécurité. C’est pour cela que nous avons implémenté une fonction pour forcer la rotation des mots de passes.
Source : wikimedia
Comment ça marche ?
L’administrateur du logiciel choisit la période de validité des mots de passe (30 jours, 60 jours, ,…, infinie)
En tant qu’utilisateur, si vous n’avez pas changé votre de passe depuis X jours. Le système vous bloque l’accès et vous demande de choisir un nouveau mot de passe.
Vous ne pouvez pas mettre à jour votre mot de passe si vous n’avez pas accès à votre boite email professionnelle (c’est une sécurité supplémentaire)
Le nouveau mot de passe doit respecter des règles de sécurité maximales (majuscules, minuscules, …) et surtout ne peut pas être similaires à votre ancien mot de passe.
Pour en savoir sur ce que nous mettons en place pour vous offrir un logiciel de gestion de projet sécurisé et respectant la confidentialité de vos données : https://rationalk.ch/security-confidentiality
Rationalk est un outil de gestion de projet destiné autant aux experts de la gestion de projets qu’aux novices. Nous avons mis en place une checklist projet didactique pour ne rien oublier.
Définition d’un projet (au sens de Rationalk) : un ensemble de tâches dans le but de réaliser un objectif dans un temps donné et avec des ressources données.
La checklist projet dans le logiciel Rationalk :
Créer un projet et lui donner un nom
Définir qui sera le chef de projet : il organisera, contrôlera et animera le projet
Créer les tâches du projet :
Quoi : ce qu’il faut faire (devrait contenir des explications, le contexte et/ou une liste de fichiers)
Qui : quel membre de l’équipe sera en charge de la tâche
Quand : pour quelle date la tâche devra être terminée. La deadline.
Mettre en place l’équipe projet : sélectionner les ressources humaines nécessaires à la réalisation des tâches du projet
Optionnel. Lister les ressources matérielles utiles à la réalisation des tâches
Optionnel. Planifier le temps nécessaire à chaque activité. Par exemple : 3 heures de travail prévu à faire entre lundi et mardi de la semaine prochaine. Le module Gantt de Rationalk peut aider dans ce cas.
Optionnel. Budgeter les dépenses et les recettes. Par exemple : les salaires seront à payer le 24 des 3 prochains mois et le client nous paiera un acompte la semaine prochaine et le solde dans 90 jours.
Le logiciel Rationalk va vous permettre d’avoir une structure uniforme pour tous vos projets ce qui permet aux collègues de s’y retrouver facilement. Cela permet au logiciel de faire des analyses multi-projets : vérifier que les ressources partagées seront disponibles, vérifier que les budgets totaux sont en accord avec les finances, etc.
Nous sommes à votre disposition pour discuter de vos projets au +41768173346.
Voici l’exemple d’un projet d’analyse de matériaux au microscope. Au lieu d’ouvrir une feuille excel avec la liste des échantillons analysé et de la stocker dans le projet, Rationalk vous permet d’avoir votre tableau d’échantillons directement dans le logiciel.
Dans la documentation du projet, on retrouve à la fois les fichiers et la base de donnée des échantillons
En fonction de vos projets, il est possible de définir plusieurs bases de données. Par exemple :
Les plans et dessins techniques
Une liste de matériel de chantier
Une liste de composant utilisé dans le projet
Une liste de personnes
Avantages :
Pas de gestion de listing de données séparés (plus besoin d’excel)
Possibilité d’ajouter autant de méta-données que nécéssaire (permet de rechercher plus facilement)
Possibilité de lier des fichiers derrière chaque échantillon (les photos, les rapports, … dans les formats doc, ppt, pdf, …)
La base de donnée globale de tous les échantillons de tous les projets est facilement accessible (pour faire des analyses croisées entre les projets ou un suivi global sur tous les projets)
Possibilité de rapatrier les données depuis d’autres bases existantes (excel, sql, access, ERP, …)
Visualiser les données en mode colonne Kanban (voir image ci dessous)
Kanban des échantillons (En colonne le status de l’échantillon)
Si vous voulez que nous réfléchissions ensemble à la structure idéale de vos projets et de votre organisation en mode projet, contactez nous au +41768173346 ou thomas.doki-thonon@rationalk.ch
De nombreux projets (si ce n’est pas tous) nécessitent de prévoir les heures que l’on va y passer. Rationalk vous permet simplement de dire :
Nous aurons besoin du collaborateur Thomas pendant 30 heures
Nous aurons besoin de l’équipe de Design du département System & Techno pendant 20 heures
Il vous faut donc saisir deux lignes de budget d’heures.
Puis au fil du travail les collaborateurs saisissent leurs heures. Vous pouvez voir en tout temps les heures réellement passées par rapport aux budgétées.
Heures de travail budgetées
Si vous appliquez cette pratique à l’ensemble de vos projets, vous bénéficierez également d’un information globale d’heures au budget sur l’entreprise. Cela vous permet de vérifier la charge des ressources. Il ne faut pas budgeter plus d’heures sur un collaborateur que ce dernier est capable de faire. Si vous connaissez précisément la charge de vos collaborateurs, vous savez si vous pouvez oui ou non prendre de nouveaux projets dans le service.
3 taux horaires peuvent être renseignés : le taux horaire du collaborateur, de la tâche, du projet. Cela donne un flexibilité dans le calcul des coûts. Vous passez simplement d’un budget en heures en un budget en CHF/EUR/USD.
Notez qu’il est possible de budgeter des heures pour des machines, du matériel, des consultants externes. Pour tout en fait et pas seulement pour des utilisateurs Rationalk.
A propos de la saisie des heures : Rationalk permet de saisir les heures en 2 clics dans le logiciel. Si vous disposez déjà d’un outil de gestion du temps de travail, Rationalk va aspirer les infos pour les remettre dans le budget projet (pas de double saisie évidemment).
Pour plus d’information sur Rationalk : +41768173346 / thomas.doki-thonon@rationalk.ch
Rationalk inclut un espace de stockage de fichier (type GED). Vous pouvez uploader des fichiers de tout type, les associer à des tâches, à des projets, à des personnes. Ajouter des mots clés et une description.
Si vous utilisez déjà Google drive ou Dropbox, nous avons développé une intégration pour que vos fichiers uploadés sur Google drive ou Dropbox soient visibles dans votre espace projet sous Rationalk.
Synchronisation rationalk – google drive et dropbox
Les avantages sont multiples :
Pas de fichiers dupliqués
Lorsque vous êtes dans le dossier projet Rationalk, vous avez tout sous la main
Continuez d’utiliser Google drive et Dropbox pour la collaboration comme vous le faîtes à présent
Si cette intégration vous intéresse, contactez nous +41768173346.
Comment faire remonter un problème projet au management, au chef de projet ou au chef de groupe ? Vous pouvez attendre le dernier moment et mettre en péril le projet ou alors utiliser le système d’avertissement de Rationalk.
Agiter un drapeau dans le projet avant la catastrophe Attirer l’attention sur un projet pour le rendre visible lors de la revue de projets
Il y a plusieurs mois j’avais écrit un article sur l’escalation des tâches. Nous avons simplifié la fonction et nous l’avons étendue au niveau du projet. En anglais on appelle cela « wave a flag » (agiter un drapeau)
Attirer l’attention sur une tâche pour la rendre visible dans les Kanban et les checklists
