Gestion des tickets avec Rationalk

Le logiciel Rationalk est parfaitement adapté pour une gestion agile de tous types de tickets : demande de maintenance, suivi d’incident, SAV, demande d’offre, …

On commence par créer un modèle de projet avec des tâches prédéfinies. Un ticket = Un projet. Cela n’est a faire qu’une fois. Exemple de tâches génériques :

  • Assigner un collaborateur
  • Planifier l’intervention
  • Execution du travail
  • Facturation

Un client appelle, le service client ouvre un ticket.

Une règle prédéfinie va affecter le ticket en automatique ou une personne s’occupe du dispatching.

Les tickets arrivent tous dans un tableau de bord (Kanban)

Les nouveaux tickets arrivent dans la colonne de gauche. On les déplace à la souris ou au doigt sur tablette à mesure de leur avancement.

Il est aussi possible de visualiser l’ensemble des tickets dans une vue planning (Timeline)

La vue planning des tickets ouverts.

La personne affectée à la résolution du ticket peut travailler comme dans un projet normal :

  • voir les informations détaillées du ticket (client, site, produit, matériel impliqué, …)
  • Collaborer avec d’autres collègues
  • Uploader des documents
  • Finaliser les tâches du ticket
  • Rédiger des comptes rendus
  • Faire le suivi des heures
  • Enclencher une facturation
Le gantt du ticket pour la planification, la gestion des fichiers et le suivi des heures.

Pour aller plus loin, il est possible de laisser la possibilité à vos client d’ouvrir un ticket ou une demande directement depuis votre site internet.

Il est également possible de régler des alertes si un tickets est resté en suspens trop longtemps par exemple.

La grande flexibilité de Rationalk permet de gérer tout type de demande dans le même outil et de synchroniser le travail entre les clients, les collaborateurs et les autres logiciels.

Gestion des notes de frais

Nous proposons un logiciel de gestion de notes de frais : simple, efficace, mobile et à un prix bas.

Contactez-nous pour un devis : thomas.doki-thonon@rationalk.ch / +41 76 817 33 46

Principales fonctions pour le collaborateur

  • Formulaire de saisie sur mobile pour prendre en photo le ticket de caisse
  • Accès rapide pour des notes de frais de déplacement et de repas (montant et taux prédéfinis)
  • Calcul automatique de la TVA en fonction des taux ou saisie manuelle
  • Plusieurs tickets de caisse sur une même saisie possible
  • Vue des rapports mensuels en attente de validation (total des dépenses)
  • 1 clic pour demander une validation au manager
  • Gestion des taux de change (note de frais multi-monnaies et chargement du taux de change en automatique)

Principales fonctions pour l’administration

  • Reception d’un email lorsqu’une série de dépenses est à valider
  • PDF avec 1 ticket de caisse par page : facile à imprimer, facile à vérifier
  • Validation d’un ensemble de dépenses en 1 clic
  • Gestion des centres de coût
  • Gestion de différents taux de TVA
  • Gestions des types de dépenses (comptes de dépense)
  • Rapport mensuels de la TVA pour toute la société (avec détail par taux et types de compte)
  • Exports PDF et XLS

Autres fonctions

  • Connexion avec le logiciel de gestion de projet Rationalk
  • Connexion avec tous les ERP
  • Hebergement cloud en Suisse sécurisé ou hébergement sur vos serveurs
  • Possibilité de développer des fonctions sur-mesure
  • En 4 langues : Français, Anglais, Allemand et Italien


Gestion des commandes client avec Rationalk

Rationalk est un logiciel de gestion de projet simple et flexible pouvant totalement convenir pour la gestion des commandes clients.

Fonctionnement :

  • Le service client ou le vendeur reçoit une commande par email
  • Le service client démarre une checklist (enchaînement de tâche, aussi appelé workflow)
  • Etape 1 de la checklist : comparaison commande client et offre. Dans cette étape, le service client upload la commande reçue du client et dit si oui ou non la commande est similaire à l’offre
  • Etape 2 : le département des méthodes vérifie la faisabilité (si pas déjà fait lors de l’établissement de l’offre) et les délais de fabrication
  • Etape 3 : le département des achats vérifie les délais approvisionnements
  • Les étapes 2 et 3 peuvent être faites en parallèle ou en série
  • Etape 4 : le service client dispose de toutes les informations pour confirmer au client
La vue du planning (en vert ce qui est terminé)
La vue d’une activité

Pour toute demande de démo : 076 817 33 46.

Forcer la rotation des mots de passe tous les X jours

Rationalk est un outil de gestion de projet développé en Suisse. Nos clients sont très exigeants en termes de sécurité. C’est pour cela que nous avons implémenté une fonction pour forcer la rotation des mots de passes.

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Source : wikimedia

Comment ça marche ?

  • L’administrateur du logiciel choisit la période de validité des mots de passe (30 jours, 60 jours, ,…, infinie)
  • En tant qu’utilisateur, si vous n’avez pas changé votre de passe depuis X jours. Le système vous bloque l’accès et vous demande de choisir un nouveau mot de passe.
  • Vous ne pouvez pas mettre à jour votre mot de passe si vous n’avez pas accès à votre boite email professionnelle (c’est une sécurité supplémentaire)
  • Le nouveau mot de passe doit respecter des règles de sécurité maximales (majuscules, minuscules, …) et surtout ne peut pas être similaires à votre ancien mot de passe.

Pour en savoir sur ce que nous mettons en place pour vous offrir un logiciel de gestion de projet sécurisé et respectant la confidentialité de vos données : https://rationalk.ch/security-confidentiality

Checklist projet dans Rationalk

Rationalk est un outil de gestion de projet destiné autant aux experts de la gestion de projets qu’aux novices. Nous avons mis en place une checklist projet didactique pour ne rien oublier.

Définition d’un projet (au sens de Rationalk) : un ensemble de tâches dans le but de réaliser un objectif dans un temps donné et avec des ressources données.

La checklist projet dans le logiciel Rationalk :

  1. Créer un projet et lui donner un nom
  2. Définir qui sera le chef de projet : il organisera, contrôlera et animera le projet
  3. Créer les tâches du projet :
    • Quoi : ce qu’il faut faire (devrait contenir des explications, le contexte et/ou une liste de fichiers)
    • Qui : quel membre de l’équipe sera en charge de la tâche
    • Quand : pour quelle date la tâche devra être terminée. La deadline.
  4. Mettre en place l’équipe projet : sélectionner les ressources humaines nécessaires à la réalisation des tâches du projet
  5. Optionnel. Lister les ressources matérielles utiles à la réalisation des tâches
  6. Optionnel. Planifier le temps nécessaire à chaque activité. Par exemple : 3 heures de travail prévu à faire entre lundi et mardi de la semaine prochaine. Le module Gantt de Rationalk peut aider dans ce cas.
  7. Optionnel. Budgeter les dépenses et les recettes. Par exemple : les salaires seront à payer le 24 des 3 prochains mois et le client nous paiera un acompte la semaine prochaine et le solde dans 90 jours.

Le logiciel Rationalk va vous permettre d’avoir une structure uniforme pour tous vos projets ce qui permet aux collègues de s’y retrouver facilement. Cela permet au logiciel de faire des analyses multi-projets : vérifier que les ressources partagées seront disponibles, vérifier que les budgets totaux sont en accord avec les finances, etc.

Nous sommes à votre disposition pour discuter de vos projets au +41768173346.

Suivi des échantillons microscope dans un projet

Le logiciel de gestion de projet Rationalk embarque une base de donnée que vous pouvez adapter aux projets.

Voici l’exemple d’un projet d’analyse de matériaux au microscope. Au lieu d’ouvrir une feuille excel avec la liste des échantillons analysé et de la stocker dans le projet, Rationalk vous permet d’avoir votre tableau d’échantillons directement dans le logiciel.

Dans la documentation du projet, on retrouve à la fois les fichiers et la base de donnée des échantillons

En fonction de vos projets, il est possible de définir plusieurs bases de données. Par exemple :

  • Les plans et dessins techniques
  • Une liste de matériel de chantier
  • Une liste de composant utilisé dans le projet
  • Une liste de personnes

Avantages :

  • Pas de gestion de listing de données séparés (plus besoin d’excel)
  • Possibilité d’ajouter autant de méta-données que nécéssaire (permet de rechercher plus facilement)
  • Possibilité de lier des fichiers derrière chaque échantillon (les photos, les rapports, … dans les formats doc, ppt, pdf, …)
  • La base de donnée globale de tous les échantillons de tous les projets est facilement accessible (pour faire des analyses croisées entre les projets ou un suivi global sur tous les projets)
  • Possibilité de rapatrier les données depuis d’autres bases existantes (excel, sql, access, ERP, …)
  • Visualiser les données en mode colonne Kanban (voir image ci dessous)
Kanban des échantillons (En colonne le status de l’échantillon)

Si vous voulez que nous réfléchissions ensemble à la structure idéale de vos projets et de votre organisation en mode projet, contactez nous au +41768173346 ou thomas.doki-thonon@rationalk.ch

Budgeter les heures projets

De nombreux projets (si ce n’est pas tous) nécessitent de prévoir les heures que l’on va y passer. Rationalk vous permet simplement de dire :

  • Nous aurons besoin du collaborateur Thomas pendant 30 heures
  • Nous aurons besoin de l’équipe de Design du département System & Techno pendant 20 heures

Il vous faut donc saisir deux lignes de budget d’heures.

Puis au fil du travail les collaborateurs saisissent leurs heures. Vous pouvez voir en tout temps les heures réellement passées par rapport aux budgétées.

Heures de travail budgetées

Si vous appliquez cette pratique à l’ensemble de vos projets, vous bénéficierez également d’un information globale d’heures au budget sur l’entreprise. Cela vous permet de vérifier la charge des ressources. Il ne faut pas budgeter plus d’heures sur un collaborateur que ce dernier est capable de faire. Si vous connaissez précisément la charge de vos collaborateurs, vous savez si vous pouvez oui ou non prendre de nouveaux projets dans le service.

3 taux horaires peuvent être renseignés : le taux horaire du collaborateur, de la tâche, du projet. Cela donne un flexibilité dans le calcul des coûts. Vous passez simplement d’un budget en heures en un budget en CHF/EUR/USD.

Notez qu’il est possible de budgeter des heures pour des machines, du matériel, des consultants externes. Pour tout en fait et pas seulement pour des utilisateurs Rationalk.

A propos de la saisie des heures : Rationalk permet de saisir les heures en 2 clics dans le logiciel. Si vous disposez déjà d’un outil de gestion du temps de travail, Rationalk va aspirer les infos pour les remettre dans le budget projet (pas de double saisie évidemment).

Pour plus d’information sur Rationalk : +41768173346 / thomas.doki-thonon@rationalk.ch

Synchronisation Rationalk dropbox google drive

Rationalk inclut un espace de stockage de fichier (type GED). Vous pouvez uploader des fichiers de tout type, les associer à des tâches, à des projets, à des personnes. Ajouter des mots clés et une description.

Si vous utilisez déjà Google drive ou Dropbox, nous avons développé une intégration pour que vos fichiers uploadés sur Google drive ou Dropbox soient visibles dans votre espace projet sous Rationalk.

Synchronisation rationalk – google drive et dropbox

Les avantages sont multiples :

  • Pas de fichiers dupliqués
  • Lorsque vous êtes dans le dossier projet Rationalk, vous avez tout sous la main
  • Continuez d’utiliser Google drive et Dropbox pour la collaboration comme vous le faîtes à présent

Si cette intégration vous intéresse, contactez nous +41768173346.

Avertir lors d’un soucis projet

Comment faire remonter un problème projet au management, au chef de projet ou au chef de groupe ? Vous pouvez attendre le dernier moment et mettre en péril le projet ou alors utiliser le système d’avertissement de Rationalk.

Agiter un drapeau dans le projet avant la catastrophe
Attirer l’attention sur un projet pour le rendre visible lors de la revue de projets

Il y a plusieurs mois j’avais écrit un article sur l’escalation des tâches. Nous avons simplifié la fonction et nous l’avons étendue au niveau du projet. En anglais on appelle cela « wave a flag » (agiter un drapeau)

Attirer l’attention sur une tâche pour la rendre visible dans les Kanban et les checklists

Suivi du budget projet

Rationalk vous permet de créer un budget projet et de le suivre. Comparer simplement les dépenses/entrées réalisées par rapports au budget. Contrôle et connaissance des marges ne sont pas à négliger dans un projet.

La saisie du budget ainsi que les dépenses et entrées réalisées
Visualisation graphique sur la durée du projet

Rationalk dispose de toutes les fonctions pour la gestion de projet en entreprise. Le logiciel se connecte avec vos bases de données et vos logiciels existants. Des exports au format excel sont possibles.

Une démo ? Thomas au 076 817 33 46.