Le constat
Nous faisons souvent le constat d’une mauvaise utilisation des emails. Voici une liste des problèmes que nous rencontrons dans l’emploi des emails comme unique support de l’information :
- Les emails sont, pour la plupart des cas, privés. Il est difficile de partager leur contenu. Un étranger au cercle de la discussion (c’est à dire une personne qui n’était pas dans les destinataires du message d’origine), rencontre beaucoup de difficultés pour appréhender le sujet ou s’intégrer dans l’échange.
- Nous cherchons des informations dans nos emails que lorsque nous nous rappelons de l’existence de l’information. Autrement dit, si nous cherchons quelque chose dans des emails c’est parce que nous avons un vague souvenir que nous avons « vu passer » quelque chose sur le sujet.
- Les emails sont chronologiques. Pour comprendre l’intégralité du sujet, il faut relire la conversation depuis son début. Si un échange clé de la conversation n’as pas eut lieu dans un email mais plutôt lors d’un short-talk de couloir alors le fil de la conversation est perdu.
- Dans une conversation par email, une très grande partie des mots sont inutiles à l’information (politesses, para-phrases, …)
- Dans le concept d’envoyeur-receveur, l’email n’est pas forcément perçu comme important par le receveur au moment précis auquel il est reçu. Le receveur devra se souvenir de ce message plus tard lorsqu’il en aura besoin.
Une solution
Comment contourner ces obstacles et améliorer notre gestion du savoir et des projets grace à rationalK ?
- RationalK contient votre collection de projets et votre collection de fiches de connaissance spécifiques à certaines thématiques inter-projets (ou trans-projets).
- Lors d’un événement projet, en lieu et place d’envoyer un email, vous créez un « log » (élément de journal) projet. Ce message est relié au(x) projet(s). Il est est parfois très pratique de pouvoir communiquer sur plusieurs projets à la fois.
- Les membres du projets sont notifiés par email qu’un message a été ajouté au projet (oui, les emails sont très utiles pour notifier).
- Les membres du projet répondent au message directement dans rationalK.
- Lorsqu’une décision est prise, le message est marqué : « Décision ». Cela permettra de filtrer par projet, toutes les décisions et d’avoir ainsi un aperçu efficace de la vie du projet. Vous êtes libre dans le nombre et le type de mot clés utilisés.
- Lorsqu’une discussion devient trop longue (donc trop difficile à suivre), il est possible de fusionner tous les messages dans un résumé digeste. Tagguez ce message résumé avec le terme : « Pour validation » et l’équipe le relira.
- Lorsque les échanges passent du status de simple communication au statut de connaissance (grace à une argumentation soutenue d’exemples), il est possible de transformer ces messages dans une fiche de connaissance (ou fiche de savoir, ou encore fiche métier). Ainsi vous tirer le meilleur des échanges projets pour en faire bénéficier les autres collaborateurs de l’entreprises et les autres projets.
- A l’arrivée d’un nouveau collaborateur sur un projet ou dans l’entreprise, il trouve efficacement des informations structurées et contextualisées.
Conclusion
En conclusion, il est sage de reserver les emails pour :
- la communication externe (avec nos clients et fournisseurs),
- pour la notification d’évènements projet (l’événement est notifié mais le contenu de l’événement n’est pas l’email lui-même!) et
- pour les échanges officiels avec son supérieur et les ressources humaines.
Pour tout le reste, il y a le module de discussion de rationalK.
