Pour faire suite à un article précédent sur les tâches privées dans Rationalk, nous avons étendu les fonctions aux projets.
Il est possible de créer un projet privé (ou projet personnel)
Projet privé dans Rationalk
Le concept est simple : certains projet ne doivent pas être pris en compte pour le calcul de la disponibilité des ressources, ni pour la planification. En le mettant en mode projet privé, seul le créateur du projet y a accès.
Toutes les tâches créées dans un projet privé sont privées.
Les fichiers téléchargés dans ce projet sont également privés et n’apparaissent pas dans le moteur de recherche de l’entreprise.
Un projet privé joue le rôle d’espace de travail personnel pour y stocker ses tâches et ses documents pour tout projet qui n’est pas encore un projet collaboratif de l’entreprise.
Nous avons amélioré les fonctions de recherche de Rationalk en intégrant la recherche à l’intérieur des fichiers word, excel, power-point, pdf, …
Recherche dans le contenu de votre documentation (source : pixabay)
Il n’est donc plus forcément nécessaire de remplir les méta-données de chaque fichier uploadé dans vos projets Rationalk. Notre outil d’indexation se charge de ce travail fastidieux (extraction des mots clé, …)
Pour cela nous utilisons le moteur de recherche open-source Apache Solr utilisé par les géants du logiciel en ligne.
D’autres améliorations accompagne cette nouveauté :
Gestion des synonymes de recherche
Gestion de la recherche en multi-langue
Filtrage avancé et intelligent des résultats
Pondération des résultats de recherche en fonction des rôles de l’utilisateur
Rationalk est un logiciel de gestion des affaires, projets, tâches, ressources. Il dispose d’une GED (gestion électronique de documents) puissante et moderne.
Vous pouvez utiliser cette GED sécurisée pour stocker les documents RH des collaborateurs :
Coordonnées personnelles
Coordonnées bancaires
Fiches de salaires
Documentation RH en tout genre
Le dossier RH d’un employé dans le logiciel Rationalk
Dossiers dynamiques créés à partir des mots-clés. Placer un même fichier dans plusieurs dossiers avec les mots-clés.
Rationalk va vous aider à bien gérer les mots clés grâce à :
la traduction des mots clés (anglais/français/allemand/italien). Chercher et saisissez les mots-clés dans n’importe quel langue.
un outil de gestion des synonymes des mots-clés. Vous recherchez le terme « carrelage » et automatiquement Rationalk vous donnera aussi les résultats contenant « carreaux ». Vous êtes libre de gérer votre propre dictionnaire de synonymes.
un outil d’aide à la saisie suivant les mots-clés les plus populaires
un outil statistiques pour voir les mots-clés les plus utilisés, les moins utilisés, les plus populaires. Cela permet de fusionner des mots-clés pour améliorer la pertinence de votre base de donnée.
Un outil intelligent qui vous propose les mots-clés. Ne perdez plus de temps à les saisir.
La possibilité de pré-définir les mots-clés à utiliser (harmoniser les termes utilisés dans l’équipe)
Harmonisation des mots-clés et choix des couleurs (pratique pour identifier dans tout le logiciel les mots clés colorés)
Beaucoup d’autres fonctions existent et peuvent être développé en sur-mesure. Par exemple :
Si une tâche reçoit un mot-clé spécifique (« problème ») : déclencher un email au chef d’équipe.
Résumé tous les rapport de séance qui ont le mot-clé : « PV de chantier »
Cours sur la gestion du savoir à la FSRM
La classification des documents est une composante important dans la gestion des connaissances. Si vous êtes intéressé à maximiser votre gestion du savoir (KM), je donne un workshop à la FSRM à Neuchatel : https://www.fsrm.ch/doc/c642.php?lang=f.
Pour une démonstration de Rationalk le logiciel de gestion de projet : contactez moi au 0768173346 (https://rationalk.ch)
Le backlog des tâches peut être aussi compris comme la file d’attente des tâches.
Lorsque que vous penser à quelque chose qu’il serait bon de faire mais vous ne savez pas encore qui doit le faire, pour quand et comment il vous faut tout de même le noter.
Créer une tâche, noter votre idée ou votre demande.
Cliquer sur « Envoyer au Backlog » pour que la tâche parte en fil d’attente
La colonne de gauche sont les tâches du backlog. Vous ne travaillez que sur les tâches de la colonne TODO et En Cours.
Il y a deux avantages à cela :
Les backlogs de chacun sont mutualisés et donc il est possible de prioriser dans la file d’attente des tâches globale à l’entreprise (et non plus chacun qui pose ses priorité dans son coin)
Sur votre app Rationalk, vous n’êtes pas pollué (et/ou stressé) par une liste infinie de tâche à faire sans deadline ni priorité. Vos tâches listées sont celles à faire dans la semaine et c’est tout !
Votre tableau de bord des tâches à faire n’est pas pollué par la file d’attente ni par les choses à faire pour plus tard. Vous restez concentré sur ce qui compte maintenant.
Rationalk embarque certains concepts de la gestion de projets Agile Scrum : https://www.scrum.org . Nous aimons les appliquer aux métiers non IT et apporter ainsi à nos clients une nouvelle dynamique dans la collaboration projet.
Pour toutes vos questions : Thomas au +41768173346 / https://rationalk.ch
Grande phase : « Préparation » et trois sous tâches.
Un employé a enregistré 2 heures dans la tâche : « Annonce éléctricien »
Un autre employé a enregistré 60 minutes dans la phase : « Préparation »
Comme « Préparation » est une grande phase et regroupe plusieurs tâches, si on clique sur « Préparation » on peut directement voir la somme de tous les temps passés dans les tâches de préparation.
Somme incluant les sous tâches = 2 heures + 60 minutes = 3 heures
Lorsque l’on clique sur une tâche, onglet temps de travail, on voit directement la somme des temps de travail des sous-tâches
Plus besoin de faire des exports excel et de recombiner avec des formules…
Nous sommes à votre disposition pour vous faire une démonstration de l’outil Rationalk.
Le logiciel Rationalk est un logiciel de gestion de projet qui remplit les exigences des entreprises désireuses d’une sécurité maximale.
Pour cela nous avons ajouté deux réglages :
Il est possible de régler le nombre de jours après lequel l’utilisateur doit saisir à nouveau son mot de passe (délai d’expiration du cookie de connexion)
Il est possible de restreindre la création de nouveaux utilisateurs par domaine d’adresse email
On commence par créer un modèle de projet avec des tâches prédéfinies. Un ticket = Un projet. Cela n’est a faire qu’une fois. Exemple de tâches génériques :
Assigner un collaborateur
Planifier l’intervention
Execution du travail
Facturation
Un client appelle, le service client ouvre un ticket.
Une règle prédéfinie va affecter le ticket en automatique ou une personne s’occupe du dispatching.
Les tickets arrivent tous dans un tableau de bord (Kanban)
Les nouveaux tickets arrivent dans la colonne de gauche. On les déplace à la souris ou au doigt sur tablette à mesure de leur avancement.
Il est aussi possible de visualiser l’ensemble des tickets dans une vue planning (Timeline)
La vue planning des tickets ouverts.
La personne affectée à la résolution du ticket peut travailler comme dans un projet normal :
voir les informations détaillées du ticket (client, site, produit, matériel impliqué, …)
Collaborer avec d’autres collègues
Uploader des documents
Finaliser les tâches du ticket
Rédiger des comptes rendus
Faire le suivi des heures
Enclencher une facturation
Le gantt du ticket pour la planification, la gestion des fichiers et le suivi des heures.
Pour aller plus loin, il est possible de laisser la possibilité à vos client d’ouvrir un ticket ou une demande directement depuis votre site internet.
Il est également possible de régler des alertes si un tickets est resté en suspens trop longtemps par exemple.
La grande flexibilité de Rationalk permet de gérer tout type de demande dans le même outil et de synchroniser le travail entre les clients, les collaborateurs et les autres logiciels.
