Le logiciel de gestion de projet pour entreprise Rationalk dispose d’une fonction simple et efficace pour partager un dossier de fichiers avec vos clients ou vos fournisseurs.
Directement depuis le projet vous pouvez créer un dossier partagé.
Le dossier et sont contenu sont partagé avec le fournisseur 1
Le fournisseur dispose d’un code pour accéder à une plateforme web pour visualiser l’ensemble des fichiers partagés.
La plateforme visible par le fournisseur
Si vous travaillez sur plusieurs projets avec vos partenaires, eux et vous disposent d’un lieu unique pour les échanges documentaires.
Il est est courant d’avoir des jalons (milestones) entre deux grandes phases projet. Par exemple un jalon de validation projet avant de partir en production. Rationalk dispose de plusieurs approches simples pour enregistrer les décisions des équipes.
Approche 1 : la checklist de décision dans la tâche
Chaque partie prenante valide la checklist pour valider le jalon projet
Rationalk s’assure évidemment que les checklist sont validés par les bonnes personnes grace au journal projet (project log) qui enregistre tous les évènements.
Approche 2 : Dispatcher différents jalons au équipes
Chaque équipe doit valider une tâche jalon dans le planning Gantt
Il est possible d’uploader toute l’information utile directement dans les jalons pour garder le contexte et une trace de la validation.
Il est possible d’ajouter un formulaire à remplir par les utilisateurs pendant le passage du jalon (par exemple pour noter le projet)
Si vous êtes à la recherche d’un outil complet pour la gestion de vos projets, contactez nous à info@rationalk.ch.
Nous sommes convaincus que la gestion des risques projets est indissociable de la gestion du projet. Certains pourraient même parler de gestion de projet par les risques. Cela est d’autant plus vrai pendant cette période incertaine de COVID… La gestion des risques d’un projet est l’affaire de tous les membres du projet et non d’un responsable qualité ou d’un ingénieur risques dans son coin !
Le logiciel de gestion de projet Rationalk vous permet (ou vous force) à gérer les risques comme toutes les tâches d’un projet.
Les risques sont enregistré simplement dès qu’ils apparaissent (directement depuis les PV de séances par exemple)
Pour chaque risque listé, vous créez des tâches
Une classification permet de les noter et de les prioriser
Gestion des risques
Une représentation graphique permet d’identifier les urgences un un coup d’oeil (grâce au trio : sévérité, occurence, détection)
La force de l’outil est de mettre en commun la gestion des risques entre les projets. Cela permet de résoudre les actions de manière transverses et de mutualiser l’expérience acquise et la gestion des connaissances.
Si vous faites des séances de revue de risques, vous disposez sur un écran unique de toutes les informations nécessaires. Plus besoin de jongler entre les fichiers excel de tous les projets…
Le registre des risques (risk register) est synchronisé avec la todo liste du projet.
Enfin incorporez simplement les risques majeurs dans la page résumé du projet pour simplifier le reporting.
Comme d’habitude cela est adaptable pour correspondre à vos exigences métiers. Alors pour en savoir plus et démystifier la gestion des risques dans vos projets, contactez nous à info@rationalk.ch .
Rationalk est un logiciel de gestion de projets et de portefeuilles de projets pour les entreprises. Les entreprises de grande taille utilisent souvent un annuaire central de type LDAP pour la gestion des mots de passes et des droits d’accès aux différentes applications.
Rationalk peut se connecter simplement à votre serveur LDAP AD (microsoft active directory) :
importer la liste des utilisateurs
importer la liste des permissions
gérer les mots de passe et l’authentification en un point unique : votre LDAP/AD
Rationalk est un logiciel ouvert qui vous permet d’utiliser votre autres outils logiciels tout en bénéficiant du meilleur logiciel de gestion de projet !
Les connecteurs de Rationalk
Ne tombez pas dans le travers de vouloir tout faire avec un seul outil. N’ utilisez pas le module de gestion de projet de votre ERP juste parce que l’icône est présent dans l’ERP (Votre ERP vous propose de la mauvaise gestion de projet). Aujourd’hui il est devenu simple de connecter plusieurs logiciels entre eux. Ne vous privez pas des meilleurs outils du marché.
Vous êtes à la recherche d’un outil de gestion de projet de l’entreprise à la hauteur de vos exigences ? Contactez nous à info@rationalk.ch ou au +41768173346.
Le logiciel de gestion Rationalk pour la gestion de projet embarque depuis longtemps un outil de gestion des procès verbaux de séance (PV de réunions). Notre plus gros utilisateur du module PV de Rationalk produit environ 15 PV par jours.
Module PV de séance de Rationalk
Voici les dernières nouveautés :
Supporte le texte copié collé depuis word ou oneNote
Gestion d’un backup hors ligne quand vous perdez la connexion
Enregistrement de l’historique de toutes les modifications
Rendu PDF amélioré (photos compressées)
Un clic pour envoyer le document et les pièces jointes à l’équipe projet
La possibilité d’inclure des extraits des anciens comptes rendus dans le PV en cours
Gestion des comptes rendus privés (pour des séances RH par exemple)
La recherche globale Rationalk cherche dans le contenu du PV
Glissez-déposez une invitation calendrier Outlook (ou autre format type *.ics) pour préparer le contenu du PV
Pour réduire drastiquement vos temps passés en réunion ainsi que le suivi des actions de la réunion, demandez nous une démonstration (vidéo-conférence) à info@rationalk.ch ou au +41768173346.
La période actuelle est difficile pour tous. Essayons tout de même d’y chercher des opportunités d’amélioration pour quand le rythme reprendra. Ce message s’adresse aux chefs d’entreprises et chefs de projets qui ont encore la possibilité de travailler depuis leur domicile.
Voici 6 conseils pour préparer la rentrée :
1. Repasser en revue votre check liste projet. Chaque nouveau projet doit démarrer selon un modèle que vous avez soigneusement affiner au fils des projets. Est-ce que le modèle est suffisamment exhaustif ? Mettez-vous dans la peau d’un nouvel employé : est-ce qu’il arrivera à mener à bien un projet sans les connaissances que nous avons dans nos têtes nous les anciens ? Chaque étape du projet renvoie-t-elle vers un guide métier ou un article de votre base de connaissance ?
Repasser en revue votre check liste projet
2. Consolider les estimatifs dans vos modèles de projet. Les estimatifs de durées de tâches, du nombre d’heures prévues à chaque phase du projet pour chacune des équipes, les dépenses récurrentes à planifier. Nous savons que chaque projet a ses spécificités mais travailler sur une base d’estimatifs génériques (standard) vous permet de comparer votre réel par rapport au planifié. Cela est très utile pour affiner vos devis en fonction des typologies de projet et des leçons apprises sur les anciens projets.
Consolider les estimatifs dans vos modèles de projet
3. Créer les équipes projet d’avance. Grouper les membres projets dans des équipes fonctionnelles : Vente, R&D, Mandat, Production, … Affecter les tâches de vos modèles de projets aux équipes plutôt qu’aux personnes nommées explicitement. Cela va permettre d’optimiser la charge de travail d’une équipe globale en temps réel. Le moment venu (un peu avant le démarrage effectif du travail), vous affecterez la tâche à une personne en particulier. Ou encore mieux, si l’équipe s’auto organise, une personne de l’équipe disponible peut s’attribuer le travail (en mode Kanban).
Créer les équipes projet d’avance
4. Mettez en place un vocabulaire commun dans les projets. Lorsque vous utilisez les mots-clés et les différentes options de catégorisations il est important de diffuser un vocabulaire commun aux collègues. Cela permettra de faciliter la recherche et les extractions statistiques.
Exemples : – Typologies de projet : R&D, Interne, Etude, Mandat, Production, … – Segments de marché : Médical, Alimentaire, Automobile, Biens de consommation, … – Classification des tâches : avant-projet, back-office, production, à facturer, … – Fichiers : offres, calculs, rapport client, …
Mettez en place un vocabulaire commun dans les projets
5. Combattez les saisies à double. C’est un fléau qui engendre une perte de temps, des risques d’erreurs et une grande frustration. – Récupérer l’information nécessaire au projet directement depuis les bases de données des autres logiciels. Arrêtez de demander aux gens des informations qu’ils ont déjà saisi dans tel ou tel outil. – Mettez à disposition vos données projets (avancement, temps passé, fichiers du projet, prévisions planning et financière, …) afin que les autres départements puissent accéder à cette information.
Cela demande que votre logiciel de gestion de projet soit correctement connecté à votre ERP, votre outil de comptabilité, …
Combattez les saisies à double
6. Affiner vos indicateurs KPI. Que vous soyez gestionnaire d’un portefeuille de projets ou à la direction d’un département vous savez qu’il est important d’avoir en quasi temps réel des informations juste sur la performance des projets. Est-ce que vous passez des heures dans Excel à compiler des données et à remettre en forme des graphiques ? Etes-vous sûr que vos données sont à jour ?
Mettez en place des automatismes de traitement des indicateurs. Demandez-vous si chacun de vos indicateurs qui dévient permette de déduire une action concrète à entreprendre (sinon l’indicateur est inadéquat) ?
Affiner vos indicateurs KPI
Si vous avez besoin d’accompagnement dans le choix d’un outil logiciel de gestion de projets adapté à vos besoins, contactez nous : info@rationalk.ch ou au +41768173346.
