Rationalk est un logiciel de gestion des affaires, projets, tâches, ressources. Il dispose d’une GED (gestion électronique de documents) puissante et moderne.
Vous pouvez utiliser cette GED sécurisée pour stocker les documents RH des collaborateurs :
Coordonnées personnelles
Coordonnées bancaires
Fiches de salaires
Documentation RH en tout genre
Le dossier RH d’un employé dans le logiciel Rationalk
Une fonction très pratique de Rationalk : l’enregistrement des états planning à des dates données; Le but étant de pouvoir comparer les évolutions des délais.
Exemple :
Baseline projet
Dans cet exemple de projet de production :
En vert le planning actuel (aujourd’hui)
En orange le planning discuté avec le client en début de projet
On peut voir :
qu’on va produire plus rapidement que prévu
que le client mettra plus de temps à tester notre production
On risque d’être payé en retard par rapport à ce qui a été convenu
Rationalk est un outil de gestion du savoir et de l’information qui vous permet de gagner en efficacité et de disposer d’une information juste au bon moment dans votre travail.
Les nouveautés du mois de février sur nos 3 produits :
Rationalk GED (Gestion documentaire)
Escalation des tâches à votre manager en un clic
Visualisation graphique en réseau pour vos documents (entièrement paramétrable)
Visualisation des documents en réseau
Visualisation en dossier (entièrement paramétrable)
Vue dossier
Filtre avancé dans la vue documentaire en table
Filtre avancé
Vous pouvez vous envoyer la liste des documents par email
Stocker des enregistrements audio directement avec le dictaphone Rationalk
Outil d’analyse de texte pour vous proposer des mots clés
Ajouter des fichiers à vos commentaires
Plateforme de partage documentaire sécurisée par mot de passe avec des utilisateurs externes (non membres de votre organisation) : pratique pour diffuser des normes d’achat, des conditions générales, de la documentation technique…
Rationalk PM (Gestion de projets)
Amélioration des performances du Gantt
La plateforme de discussion a été modernisée (plus proche de Skype et Slack)
Filtrer vos projets sur la vue de selection projet
Filtre projets
Vue financière du projet (suivi des dépenses et des entrées de cash, calcule suivant la méthode de la valeur acquise : EVM)
Finance Projet et EVM
Visualiser les documents connexes au projet avec l’analyseur de mots clés de Rationalk
Relier vos projets à n’importe quel élément de la base de connaissance de Rationalk
Marquer des entrées du journal de projet comme « Décision » pour tracer les décisions importantes du projet.
Nouvelles catégories projet : Gestion des risques, des opportunités, des contrats, des produits (lien avec Rationalk ERP ou votre ERP)
Analyses des défaillances et des risques : PFMEA – AMDEC (avec suivi des tâches : affectation et rapport d’avancement)
Rationalk ERP (Gestion d’entreprise)
Module de facturation a disposition dans la formule de base de Rationalk !
Outil de transfert de lignes de compatibilité (par exemple la comptabilité projet) vers vos logiciels de finance ou directement vers votre fiduciaire
Gestion des contrats client et fournisseur
Groupage de commandes fournisseur pour éviter de morceler en petites commandes quotidiennes.
Impression des étiquettes pour vos produits (en un clic lors d’un arrivage fournisseur)
Production :
Outil de nomenclature pour le calcul des besoins (paramétrable à souhait)
Planification de la production MES (encore en phase développement pour l’ajout de règles de priorités, vos feedbacks sont les bienvenus)
Planning production MES
Saisie des heures et édition du rapport mensuel des heures
La liaison entre les commandes fournisseurs et le projetLors que votre fournisseur vous confirme les dates de reception effectives suite à une commande chez lui, vous les saisissez dans Rationalk ERP.
Commande fournisseur
Si la commande fait partie d’un projet alors le planning (Gantt) du projet sera mis à jour et le chef de projet sera notifié. Il recevra le commentaire interne par email. Cela permet de (re-)planifier plus précisément les opérations qui suivent dans le projet.
La liaison entre les commandes clients et la plateforme de partage pour le client (extranet projet)
Commande client
Dès lors que vous savez quand seront livrées vos produits chez votre client, c’est bien de le lui confirmer. Rationalk vous permet de saisir ces information dans le système et d’y ajouter un commentaire. Ces derniers seront visibles sur l’extranet Rationalk : la plateforme de partage d’information avec votre client. Vous pouvez également y ajouter un commentaire interne qui ne sera visible que par l’équipe projet (et masqué au client).
Rationalk est un outil capable de simplifier le flux de l’information dans votre entreprise. La communication y est simplifiée pour gagner en efficacité et vous concentrer sur les tâches à valeur ajoutée.
Pour voir une démonstration du logiciel, appelez-moi au +41 (0)76 817 33 46 (Thomas Doki-Thonon).
De nombreuses nouveautés sont disponibles dans le module gestion de projet de rationalK dont voici un résumé des principales fonctions :
Liste des projets et des tâches avec filtrage avancé
Planification de projet avec visualisation Gantt
Priorisation des tâches
Rappel par email des tâches à faire
Outil de saisie de procès-verbaux de séance (on évite de stocker de l’information dans word)
Forum de discussion autour du projet (on évite de stocker de l’information dans les emails)
Lien inter projets possible grâce aux retours d’expérience, à la réutilisation de documentation et à une catégorisation des projets efficaces
Résumé du projet en pdf
Modèles de projet réutilisables
Traçabilités des changements dans le projet
Fonctions sur-mesure développables
3 Interfaces différentes pour une expérience d’utilisation maximale :
pour le chef d’équipe (vue portfolio de tous les projets et de leur état d’avancement avec statistiques et indicateurs de performance KPI)
pour le chef de projet (vue projet avec les tâches distribuées aux collègues)
pour le membre de l’équipe projet (vue écran tactile géant pour visualiser le travail à faire et enregistrer les tâches finies et le temps passé sur chaque activité)
RationalK est une solution logicielle de gestion du savoir basée sur la structuration des documents de la PME. Nous développons des produits sur mesure dans les domaines de la gestion documentaire et de la gestion de projet. Les logiciels sont hébergés dans le cloud en suisse ou sur vos serveurs.
Pour organiser une démonstration dans vos locaux ou par visioconférence, contactez-nous au 0768173346
Un nouveau cas d’utilisation de rationalK : la veille technologique. Les entreprises désirant pérenniser et maximiser les retombées de cette activité trouveront leur compte avec rationalK. Tous les détails : https://rationalk.ch/veille-techno
RationalK est un outil de gestion du savoir à la croisée entre la GED et le logiciel de gestion de projet. Le savoir des employés est au centre du système.
Chacun de vos documents peut contenir des champs dates par exemple :
Un contrat dispose d’une date de fin
Une tâche dispose d’une date limite
Un document applicable dispose d’une date d’entrée en vigueur
Vous pouvez configurer pour chacun des ces champs des rappels
Vous choisissez x jours ou x heures avant ou après la date
Vous choisissez qui est notifié : un groupe de personne ou un utilisateur unique
Vous choisissez le type de notification : email ou sms
L’utilité des rappels dans le travail quotidien n’est plus à re-démontrer mais son utilisation dans un logiciel de gestion documentaire est une petite révolution.
Nous faisons souvent le constat d’une mauvaise utilisation des emails. Voici une liste des problèmes que nous rencontrons dans l’emploi des emails comme unique support de l’information :
Les emails sont, pour la plupart des cas, privés. Il est difficile de partager leur contenu. Un étranger au cercle de la discussion (c’est à dire une personne qui n’était pas dans les destinataires du message d’origine), rencontre beaucoup de difficultés pour appréhender le sujet ou s’intégrer dans l’échange.
Nous cherchons des informations dans nos emails que lorsque nous nous rappelons de l’existence de l’information. Autrement dit, si nous cherchons quelque chose dans des emails c’est parce que nous avons un vague souvenir que nous avons « vu passer » quelque chose sur le sujet.
Les emails sont chronologiques. Pour comprendre l’intégralité du sujet, il faut relire la conversation depuis son début. Si un échange clé de la conversation n’as pas eut lieu dans un email mais plutôt lors d’un short-talk de couloir alors le fil de la conversation est perdu.
Dans une conversation par email, une très grande partie des mots sont inutiles à l’information (politesses, para-phrases, …)
Dans le concept d’envoyeur-receveur, l’email n’est pas forcément perçu comme important par le receveur au moment précis auquel il est reçu. Le receveur devra se souvenir de ce message plus tard lorsqu’il en aura besoin.
Une solution
Comment contourner ces obstacles et améliorer notre gestion du savoir et des projets grace à rationalK ?
RationalK contient votre collection de projets et votre collection de fiches de connaissance spécifiques à certaines thématiques inter-projets (ou trans-projets).
Lors d’un événement projet, en lieu et place d’envoyer un email, vous créez un « log » (élément de journal) projet. Ce message est relié au(x) projet(s). Il est est parfois très pratique de pouvoir communiquer sur plusieurs projets à la fois.
Les membres du projets sont notifiés par email qu’un message a été ajouté au projet (oui, les emails sont très utiles pour notifier).
Les membres du projet répondent au message directement dans rationalK.
Lorsqu’une décision est prise, le message est marqué : « Décision ». Cela permettra de filtrer par projet, toutes les décisions et d’avoir ainsi un aperçu efficace de la vie du projet. Vous êtes libre dans le nombre et le type de mot clés utilisés.
Lorsqu’une discussion devient trop longue (donc trop difficile à suivre), il est possible de fusionner tous les messages dans un résumé digeste. Tagguez ce message résumé avec le terme : « Pour validation » et l’équipe le relira.
Lorsque les échanges passent du status de simple communication au statut de connaissance (grace à une argumentation soutenue d’exemples), il est possible de transformer ces messages dans une fiche de connaissance (ou fiche de savoir, ou encore fiche métier). Ainsi vous tirer le meilleur des échanges projets pour en faire bénéficier les autres collaborateurs de l’entreprises et les autres projets.
